Die Vollmachtsdatenbank der Wirtschaftsprüferkammer ist eine internetbasierte Softwarelösung für Wirtschaftsprüfer/vereidigte Buchprüfer und Berufsgesellschaften mit folgenden Funktionalitäten:

• Elektronische Verwaltung der von Mandanten (natürliche Personen oder Unternehmen) schriftlich erteilten Vollmachten zur umfassenden Vertretung in Steuersachen (Mandantenvollmachten)
• Übermittlung der Mandantenvollmachten an die Finanzverwaltung. Diese umfassen, sofern nicht durch Mandanten eingeschränkt:
  • die Vollmacht zum Datenabruf bei der Vorausgefüllten Steuererklärung,
  • die Bekanntgabevollmacht
  • die Vollmacht zur Steuerkontoabfrage
• Berechtigung für den Zugriff und für den Abruf auf die bei der Finanzverwaltung elektronisch gespeicherten Daten des Mandanten zur weiteren Verarbeitung in den jeweiligen Kanzleiprogrammen.
  Der Datenabruf kann unter Einbindung der Vollmachtsdatenbank der WPK über die jeweils eingesetzte Software des Beraters sowie über das ElsterOnline-Portal der Finanzverwaltung erfolgen. Letzteres kann direkt im Wege des Einzelabrufes durchgeführt werden.

Über die Vollmachtsdatenbank kann jede Änderung im Datenbestand automatisch an die Finanzverwaltung übermittelt werden und ist im Datenbestand der Finanzverwaltung bundesweit verfügbar. Damit entfallen für den WP/vBP schriftliche Änderungsmitteilungen an die Finanzämter, wie z.B. neue/geänderte Vollmachtsanzeigen.

Sofern der Softwareanbieter die entsprechenden Schnittstellen programmiert, ist es auch möglich über die in der Kanzlei eingesetzte Software neue Vollmachten anzulegen, zu ändern und Informationen der Finanzverwaltung anzuzeigen.

Für aktuelle Informationen zur Vollmachtsdatenbank siehe auch unter www.datev.de/vollmachtsdatenbank.

Die Vollmachtsdatenbank der WPK ist abzugrenzen von den Vollmachtsdatenbanken der Steuerberater-/Rechtsanwaltskammer. Organisatorisch und technisch gesehen handelt es sich um getrennte Datenbanken, die mit den jeweils relevanten Berufsregisterdaten befüllt werden: Die Vollmachtsdatenbank der Wirtschaftsprüferkammer mit den Berufsregisterdaten der WP/vBP, die Vollmachtsdatenbank der Steuerberaterkammer mit den Berufsregisterdaten der Steuerberater und die Vollmachtsdatenbank der Rechtsanwaltskammern mit den Kammerverwaltungsdaten. Eine systemseitige Verknüpfung findet nicht statt (siehe hierzu auch Frage 28).

Seit März 2014 können WP/vBP im Rahmen der Vorausgefüllten Steuererklärung (VaSt) auf die bei der Finanzverwaltung gespeicherten Daten der Mandanten zugreifen.

• vom Arbeitgeber bescheinigte Lohnsteuerdaten
• Bescheinigungen über den Bezug von Rentenleistungen
• ab Veranlagungszeitraum 2014 Lohnersatzleistungen
• Beiträge zu Kranken- und Pflegeversicherungen
• Vorsorgeaufwendungen sowie
• Name, Adresse und weitere Grundinformationen
• Seit 18. April 2017 Steuerkontoabfrage (sofern von der Mandantenvollmacht umfasst) (siehe Frage 3)

Wenn eine Vollmacht eine fehlerhafte oder veraltete Steuernummer erhält, wird die Freischaltung des Steuerkontos von der Finanzverwaltung abgelehnt. Prüfen Sie daher Ihre in der Vollmachtsdatenbank erfassten Steuernummern auf Aktualität und Gültigkeit.

Auf der Internetseite der Wirtschaftsprüferkammer unter www.wpk.de/vollmachtsdatenbank. Dort erhalten Sie über den Button „Zur Vollmachtsdatenbank“ Zugang zur Vollmachtsdatenbank der WPK.

Die Nutzung der Vollmachtsdatenbank wird über die erfassten Vollmachten abgerechnet. Pro Vollmacht und Kalenderjahr stellt die DATEV 0,60 € in Rechnung. Zudem ist ein Kartenlesegerät im Handel zu erwerben. Dieses kostet durchschnittlich 25,00 € bis 30,00 €. Die WPK erhebt zudem für die Ausstellung bzw. Registrierung eines Zugangsmediums einmalig folgende Gebühren: 50 € für die Beantragung einer Zugangskarte und 35 € für die Registrierung einer bereits vorhandenen DATEV SmartCard classic für Berufsträger^[1].

Die Finanzverwaltung wird stichprobenhaft kontrollieren, ob die mittels der Vollmachtsdatenbank übermittelten Mandantenvollmachten auch tatsächlich vorliegen. Daher muss die unterzeichnete Mandantenvollmacht in Papierform in Ihrer Praxis aufbewahrt werden. Keinesfalls ist es erforderlich, das unterzeichnete Vollmachtsformular an die WPK zu senden. Bei Ehepaaren und eingetragenen Lebenspartnerschaften müssen zwei Vollmachten pro Ehe- bzw. Lebenspartner eingeholt werden.

Das standardisierte Vollmachtsformular des Bundesfinanzministeriums finden Sie hier.

Sofern Sie die Mandantenvollmachten elektronisch über die Vollmachtsdatenbank an die Finanzverwaltung übermitteln wollen, ist der Einsatz des standardisierten Vollmachtformulars des Bundesfinanzministeriums - Stand 1. August 2016 unabdingbar (siehe hierzu auch das BMF-Schreiben vom 1. August 2016). Vollmachten, die mit dem bislang bekannt gegebenen Musterformular (siehe hierzu auch das BMF-Schreiben vom 1. August 2016) von Mandanten eingeholt wurden, gelten weiterhin. Bitte beachten Sie, dass das standardisierte Vollmachtsformular nicht geändert werden darf. Darüber hinaus benötigen Sie von Ihrem Mandanten noch die Angabe von Finanzamt, Bundesland und Steuernummer. Alternativ zur Steuernummer bei natürlichen Personen die Nummer des zuständigen Finanzamts.

Die Mandantenvollmacht berechtigt den WP/vBP zur umfassenden Vertretung in Steuersachen. Dazu gehören die Vollmacht für den Datenabruf bei der vorausgefüllten Steuererklärung, die Bekanntgabevollmacht sowie die Vollmacht für die Steuerkontoabfrage. Der Mandant muss diejenigen Steuerarten und sonstige Angelegenheiten ankreuzen, für welche die Vollmacht nicht gelten soll.

Um die Pflege der Vollmachtsdatenbank Ihren Mitarbeitern übertragen zu können, muss Ihr Mandant Sie ausdrücklich berechtigen, Untervollmachten zu erteilen. Bitte beachten Sie, dass eine anderslautende Zustellvollmacht in den Steuerformularen (z.B. im Mantelbogen der Einkommenssteuererklärung) von der Finanzverwaltung für den betreffenden Veranlagungszeitraum vorrangig verwendet wird.

Hinweis: Stellen Sie sicher, dass das Kästchen „Untervollmachten“ auf dem Vollmachtsformular in Zeile 14 bereits angekreuzt ist, bevor Sie ihm das Formular zur Unterschrift vorlegen.

Das standardisierte Vollmachtsformular des Bundesfinanzministeriums finden Sie hier.

Mit der Freigabe der Vollmachtsdatenbank 2.0 besteht eine vollständige Anbindung an das System der Finanzverwaltung. Die Vollmacht zur Vertretung in Steuersachen kann über die Vollmachtsdatenbank vollumfänglich übermittelt werden. Das Papierverfahren entfällt.

Über die Vollmachtsdatenbank kann jede Änderung im Datenbestand automatisch an die Finanzverwaltung übermittelt werden und ist im Datenbestand der Finanzverwaltung bundesweit verfügbar. Damit entfallen für den WP/vBP schriftliche Änderungsmitteilungen an die Finanzämter, wie z. B. neue/geänderte Vollmachtsanzeigen oder Änderung der Steuernummer des Mandanten.

Das standardisierte Vollmachtsformular des Bundesfinanzministeriums finden Sie hier.

Hinweis: Stellen Sie sicher, dass das Kästchen Untervollmachten auf dem Vollmachtsformular in Zeile 14 bereits angekreuzt ist, bevor Sie ihm das Formular zur Unterschrift vorlegen.

12. Wer kann eine Zugangskarte beantragen/vorhandene DATEV SmartCard für Berufsträger^[1] registrieren („freischalten“)?

Bei jedem Zugang zur Vollmachtsdatenbank der WPK müssen Sie sich über ein Zugangsmedium autorisieren. Dieses kann entweder eine WPK-Zugangskarte sein oder, sofern Sie DATEV-Mitglied sind, eine vorhandene DATEV SmartCard für Berufsträger^[1]. Der Kreis der Personen, die eine WPK-Zugangskarte beantragen bzw. eine DATEV SmartCard für Berufsträger^[1] registrieren („freischalten“) können, ist aus rechtlichen und organisatorischen Gründen auf folgende natürliche Personen beschränkt:

• WP/vBP in Einzelpraxis mit Sitz in Deutschland
• Sozien (WP/vBP) einer Sozietät
• Partner (WP/vBP) einer Partnerschaftsgesellschaft
• Niederlassungsleiter (WP/vBP) von Berufsgesellschaften (für ihre Niederlassung)
• Gesetzliche Vertreter von Berufsgesellschaften (auch Nichtberufsträger)

Angestellte WP/vBP können keine eigene WPK-Zugangskarte erhalten bzw. eine DATEV SmartCard für Berufsträger^[1] „freischalten“ lassen. Diesen Personen kann allerdings in der Vollmachtsdatenbank-Anwendung eine Untervollmacht zum Arbeiten in der Vollmachtsdatenbank erteilt werden, sofern der Mandant der Erteilung von Untervollmachten auf der Mandantenvollmacht zugestimmt hat (siehe Frage 10).

Die jeweiligen Antragsformulare finden Sie hier.

Die WPK-Zugangskarte können Sie bei Ihrer Wirtschaftsprüferkammer bestellen. Alternativ können Sie eine bereits vorhandene DATEV SmartCard für Berufsträger^[1] bei Ihrer Wirtschaftsprüferkammer registrieren lassen. In beiden Fällen nutzen Sie bitte das entsprechende Antragsformular. Die WPK-Zugangskarte geht Ihnen zusammen mit Ihrem Identifizierungsformular (siehe Frage 18) per Post zu. Mit separater Post erhalten Sie zudem eine Transport-PIN, welche Sie bei jeder Anmeldung zur Vollmachtsdatenbank der WPK eingeben müssen.

Die WPK erhebt für die Ausstellung bzw. Registrierung eines Zugangsmediums einmalig folgende Gebühren:

• für das Beantragen einer WPK-Zugangskarte 50 €
• für das Registrieren einer DATEV SmartCard für Berufsträger^[1] 35 €

Die jeweiligen Antragsformulare finden Sie hier.

Die Verwendung Ihrer Berufsregisterdaten ist erforderlich, um gegenüber der Finanzverwaltung sicherzustellen, dass Sie tatsächlich als WP/vBP bzw. gesetzlicher Vertreter einer Berufsgesellschaft bestellt sind. Änderungen Ihrer Daten sollten Sie aus diesem Grund zeitnah der WPK mitteilen, damit diese im Berufsregister eingetragen und in die Vollmachtsdatenbank übernommen werden können.

Die SmartCard User-ID finden Sie entweder aufgedruckt auf Ihrer SmartCard oder auf Ihrem PC unter Start > alle Programme > DATEV > Basissoftware > Sicherheitssoftware pro. Öffnen Sie das Sicherheitspaket pro und wählen Sie die Registerkarte „SmartCard“.

Die Finanzverwaltung überprüft aus Sicherheitsgründen bei jedem Abruf von Steuerdaten die Signatur der verwendeten SmartCard (auch die WPK-Zugangskarte ist eine SmartCard). Wenn diese nicht identifiziert ist, erhalten Sie keinen Zugriff auf die bei der Finanzverwaltung hinterlegten Daten. Sie erhalten zusammen mit der WPK-Zugangskarte das Identifizierungsformular per Post zugeschickt. Senden Sie dieses bitte ausgefüllt und unterschrieben an die DATEV. Sofern Sie als DATEV-Mitglied schon über eine DATEV SmartCard für Berufsträger^[1] verfügen, werden Sie Ihre Karte in der Regel identifiziert haben. Wenn Sie Ihre DATEV SmartCard noch nicht identifiziert haben oder Zweifel haben, können Sie dieses mittels der Verzeichnisabfrage überprüfen (siehe hierzu Frage 19).

19. Wie kann ich überprüfen, ob meine WPK-Zugangskarte/DATEV SmartCard für Berufsträger^[1] auch tatsächlich für den Datenabruf bei der Finanzverwaltung identifiziert ist?

Über die Verzeichnisdienstabfrage können Sie nachprüfen, ob Ihre WPK-Zugangskarte/DATEV SmartCard für Berufsträger^[1] bereits identifiziert ist. Sofern Sie bereits über eine DATEV SmartCard für Berufsträger^[1] verfügen, wird diese in der Regel schon identifiziert sein. Sollte Ihre DATEV SmartCard für Berufsträger^[1] noch nicht identifiziert sein, können Sie das Identifizierungsformular auch hier abrufen.

Sie benötigen:

• einen PC mit Internetzugang mit einer unterstützten Version des Betriebssystems Microsoft Windows. Bei 64-Bit-Betriebssystemen kann die Vollmachtsdatenbank nur mit dem Internet Explorer 32-Bit genutzt werden. Der Internet Explorer 64-Bit wird nicht unterstützt.
• Eine WPK-Zugangskarte oder eine DATEV SmartCard für Berufsträger /mIDentityStick compact für Berufsträger
• das DATEV Sicherheitspaket pro (bei DATEV-Kunden mit lokalen Installationen bereits installiert) oder das Sicherheitspaket compact (kostenlos abrufbar), jeweils in der aktuellen Version (Informationen zum DATEV Sicherheitspaket compact finden Sie hier).
• sowie ein Kartenlesegerät (Informationen zu den unterstützten SmartCard-Lesegeräten finden Sie hier).

Details zu den unterstützten SmartCard-Lesegeräten finden Nutzer in der Info-Datenbank der DATEV im Dokument Information zu SmartCard-Lesegeräten.

Bitte beachten Sie, dass für den mIDentity-Stick kein Lesegerät benötigt wird. Sie müssen lediglich die Software „Sicherheitspaket compact“ installieren.

Eine GmbH & Co.KG kann grundsätzlich durch den geschäftsführenden Gesellschafter der GmbH registriert werden, es sei denn der Gesellschaftsvertrag sieht etwas anderes vor. Er allein ist dann für seine Gesellschaft vertretungsberechtigt.

Wenn Sie sich zur Nutzung der Vollmachtsdatenbank registrieren, erfolgt eine Erstbestückung mit Daten aus dem Berufsregister der Wirtschaftsprüferkammer. (Hierfür haben Sie beim Kartenantrag bzw. beim Antrag auf Registrierung Ihrer DATEV SmartCard Ihre Einwilligung erteilt.) Sind diese Daten ganz oder teilweise fehlerhaft, unvollständig oder nicht mehr aktuell, müssen Sie sie diese bei der Wirtschaftsprüferkammer ändern lassen. Aktuelle Änderungen sollten Sie daher umgehend schriftlich an die Registerabteilung der Wirtschaftsprüferkammer weiterleiten. Diese werden dann angepasst und zeitnah an die Vollmachtsdatenbank übermittelt.

Pro Registrierungsvorgang kann nur eine Praxis registriert werden. Wenn Sie eine weitere Praxis registrieren möchten (beispielsweise ein WP, der sowohl in eigener Praxis und als Geschäftsführer einer WPG tätig ist, und beide Praxen für die Vollmachtsdatenbank registrieren möchte), muss der Registrierungsvorgang erneut gestartet werden.

Die Vollmachtsdatenbank wird von der DATEV e.G. im Auftrag der Wirtschaftsprüferkammer betrieben und steht allen Mitgliedern zur Verfügung. Die ADV-Pflicht ergibt sich aus § 11 BDSG und verlangt eine ADV-Vereinbarung von der verantwortlichen Stelle. Der Abschluss der ADV-Vereinbarung begründet keine Mitgliedschaft bei der DATEV e.G.

Grundsätzlich besteht für Berufsträger mit Mehrfachqualifikation, d.h. Personen bzw. Berufsgesellschaften, die zugleich WP/vBP, Steuerberater und/oder Rechtsanwalt bzw. WPG /BPG, Steuerberatungsgesellschaft und/oder Rechtsanwaltsgesellschaft sind, die Möglichkeit sowohl einen Zugang zur Vollmachtsdatenbank der WPK als auch einen Zugang zur StBK-Vollmachtsdatenbank und/oder RAK-Vollmachtsdatenbank zu erhalten. Dieses wird aber nur in Einzelfällen mit einem Zusatznutzen verbunden sein. Sollten Sie schon die Vollmachtsdatenbank der Steuerberaterkammern und/oder Rechtsanwaltskammer nutzen, überlegen Sie, ob Sie einen zusätzlichen Zugang zur Vollmachtsdatenbank der WPK beantragen möchten.

Organisatorisch handelt es sich um getrennte Vollmachtsdatenbanken, in denen die jeweils relevanten Kammerverwaltungsdaten hinterlegt werden. Berufsträger mit Mehrfachqualifikation werden somit in unterschiedlichen Datenbanken gepflegt, sofern Sie einen Zugang zu den Vollmachtsdatenbanken beantragt haben.

Haben Sie als Berufsträger mit Mehrfachqualifikation Zugang zu mehreren Vollmachtsdatenbanken beantragt, vergewissern Sie sich bitte, in welcher Vollmachtsdatenbank Sie gerade arbeiten und welcher Datenbank Sie Ihre Mandantenvollmachten zugeordnet haben. Eine systemseitige Verknüpfung der Vollmachtsdatenbanken erfolgt nicht.

Hinweis: Die Finanzverwaltung kann die Vollmacht eines Mandanten insgesamt nur einmal speichern. Sollte eine Vollmacht mehrfach hinterlegt sein, ersetzt die Mandantenvollmacht jüngeren Datums eine ältere Mandantenvollmacht. Bitte stellen Sie sicher, dass es zu keinen Datenverlusten im Rahmen der Erfassung und Verwaltung der Vollmachten kommt.

Sie finden Ihre Registernummer unter Berufsregister/Abschlussprüferregister.

Sofern Sie mit einer anderen Karte arbeiten möchten, schließen Sie zunächst den Browser und öffnen Sie ihn erneut. Stecken Sie dann die andere Karte in Ihr Kartenlesegerät ein.

Eine detaillierte Beschreibung zum Arbeiten in der Vollmachtsdatenbank finden Sie unter der „Hilfe zur Vollmachtsdatenbank“. Bei Fragen oder Schwierigkeiten können Sie die „Hilfe“-Funktion der Vollmachtsdatenbank verwenden oder sich – je nach Art des Problems – an eine der folgenden Kontakte wenden:

• Technische Fragen zur Inbetriebnahme Ihrer Zugangskarte:
  Firma Teleperformance unter der Hotlinenummer +49 900 1674444 (9,90 € pro Anruf)
• Fragen zur Nutzung der Vollmachtsdatenbank:
  DATEV unter der Hotlinenummer +49 911 31936893 (9,00 € pro Anruf)
• Fragen zum Berufsregister:
  Wirtschaftsprüferkammer unter der Telefonnummer +49 30 726161-0

Die Vollmachtsdatenbank ermöglicht über eine offene Schnittstelle den Import von Vollmachtgeberstammdaten (Mandantenstammdaten). Voraussetzung ist, dass die von Ihnen eingesetzte Kanzleisoftware eine Datei gemäß der Schnittstellenbeschreibung erzeugen kann. Die Beschreibung der Schnittstelle inklusive des erforderlichen Dateiaufbaus finden Sie im PDF-Dokument „Schnittstellenbeschreibung zur Importschnittstelle Vollmachtsdatenbank“.

Der Abruf der Steuerdaten Ihres Mandanten hat über die von Ihnen eingesetzte Steuersoftware zu erfolgen. Ein Datenabruf aus der Vollmachtsdatenbank unmittelbar ist nicht möglich. Nachdem Sie Ihre Kanzlei für die Nutzung der Vollmachtsdatenbank registriert, die Vollmachten eingepflegt und an die Finanzverwaltung übermittelt haben, werden nach 2-3 Tagen alle berechtigten Datenabrufe freigeschaltet (§ 80a Abs. 2 AO).

Die WPK-Zugangskarte wird automatisch gesperrt, wenn der Berufsträger verstirbt, seine Mitgliedschaft in der Wirtschaftsprüferkammer beendet oder er beurlaubt, und dieses im Berufsregister eingetragen wird. Ebenso hat der Berufsträger die Möglichkeit seine WPK-Zugangskarte sperren zu lassen, wenn diese ihm gestohlen wird, anderweitig abhanden kommt oder er die Vollmachtsdatenbank nicht mehr nutzen möchte. In diesen Fällen ist ein Kartensperrantragsformular auszufüllen und an die WPK zu senden.

Sie haben die PIN Ihrer WPK-Zugangskarte/ DATEV SmartCard für Berufsträger^[1] vergessen oder verloren. Lesen Sie hier, wie Sie die PIN wiederherstellen. Je nach Kartentyp gehen Sie dafür unterschiedlich vor.