Entwicklungstendenzen

Eine einheitliche Definition von „Digitalisierung“ existiert nicht. So kann die Umwandlung analoger Werte in digitale (elektronische) Formate genauso darunter erfasst werden, wie die Automatisierung analoger Prozesse. Darüber hinaus spielen im Zusammenhang mit Digitalisierung Begriffe wie Künstliche Intelligenz oder Blockchain eine Rolle.

Der Digitalisierungskompass in der vorliegenden Fassung befasst sich in erster Linie mit der Automatisierung analoger Prozesse und Aktivitäten in der WP/vBP-Praxis.

Spezielle Themen, wie bspw. Massendatenanalyse (Big Data / Data Analytics) und Cloud-Lösungen, werden ebenfalls adressiert, da sie für eine breite Masse an Abschlussprüfungen bereits heute Relevanz haben können und Softwareanbieter bereits entsprechende Lösungen und Produkte anbieten. Eine tiefergehende Analyse würde über den Rahmen dieses Digitalisierungskompasses hinausgehen. 

Themen wie Künstliche Intelligenz (KI) und Blockchain haben nach derzeitigem Kenntnisstand tendenziell noch wenig Bedeutung für die breite Masse an Abschlussprüfungen und daher auch für den vorliegenden Kompass. Die an der Softwareübersicht beteiligten IT-Anbieter stellen hierfür gegenwärtig nur vereinzelt Produkte für Abschlussprüfer am Markt zur Verfügung.


Entwicklung einer Digitalisierungsstrategie

Jede WP/vBP-Praxis steht vor der Notwendigkeit, sich intensiv und systematisch mit der digitalen Entwicklung auseinanderzusetzen. Dazu bietet sich in einem ersten Schritt die Entwicklung einer „Digitalisierungsstrategie“ für die eigene Praxis an:

Bestandsaufnahme
Wo steht meine WP/vBP-Praxis heute bei der Digitalisierung?

Zielbestimmung
Welchen Digitalisierungsgrad will ich erreichen?

Maßnahmen
Wie soll der angestrebte Digitalisierungsgrad erreicht werden?

Eine Digitalisierungsstrategie sollte auf den folgenden vier Säulen aufgebaut werden. Die je Säule hervorgehobenen Digitalisierungsmöglichkeiten werden in diesem Digitalisierungskompass ausführlicher dargestellt:

Interne Organisation   Dienstleistungen   IT-Struktur   Datenbasis

Prozesse werden an die Anforderungen der Digitalisierung angepasst

 

Die erbrachten Leistungen werden digitalisiert

 

Die IT-Infrastruktur wird performant

 

Die Datenqualität wird verbessert

In diesem Zusammenhang können folgende Überlegungen als Denkanstöße dienen: 

  1. Wie sieht mein Leistungs- und Mandantenportfolio aus?
  2. Welche Erwartungen und Anforderungen stellen meine Mandanten?
  3. Welche Softwareprodukte und -lösungen gibt es derzeit am Markt und welche Entwicklungstendenzen zeichnen sich ab?
  4. Welche Relevanz haben die Produkte und Entwicklungen für meine WP/vBP-Praxis?
  5. Wie kann ich die einzelnen IT-Produkte und -Lösungen vergleichen und beurteilen?
  6. Welche Auswirkungen ergeben sich auf Arbeitsabläufe und Prozesse durch die Einführung von IT-Produkten in der WP/vBP-Praxis?
  7. Wie stehen Kosten und Nutzen (einmalig und laufend) im Verhältnis?

Bei den Punkten 3. bis 6. kann Sie der Digitalisierungskompass unterstützen.

Es empfiehlt sich, die eigene digitale Strategie regelmäßig zu überprüfen.


Software-Infrastruktur

Die Digitalisierung einer WP/vBP-Praxis kann grundsätzlich prozessübergreifend (bspw. durch eine Komplettlösung) oder nur für einzelne Bereiche bzw. Aktivitäten (einzelne Softwareprodukte) erfolgen.

Die Digitalisierung einzelner Prozesse und der damit oft verbundene Einsatz einzelner Softwarelösungen führen allerdings zu einem höheren administrativen Aufwand. Zudem können Datenredundanzen zwischen den Anwendungen entstehen. Außerdem ist die Effizienzsteigerung durch eine fehlende prozessübergreifende Automatisierung begrenzt. Allerdings sind Änderungen in der Praxisorganisation und den bestehenden Prozessen geringer als bei Komplettlösungen.

Eine prozessübergreifende Digitalisierung dagegen vermeidet Medienbrüche und ermöglicht die automatisierte Datenweiterverarbeitung. So kann bspw. im Bereich der Abschlussprüfung der „rote Faden“ der Auftragsabwicklung systemseitig geführt werden.

Das folgende Schaubild zeigt beispielhaft anhand des Prüfungsprozesses, welche Softwarelösungen in den einzelnen Schritten eingesetzt werden können. Oftmals werden auch in einem Schritt mehrere Lösungen verwendet:

Auftragsannahme / Auftragsfortführung
  • Kanzleisoftware
  • Prüfungssoftware
  • Analysesoftware
  • Word / Excel
  • Datenaustauschplattform
  • File-System

Prüfungsplanung
  • Kanzleisoftware
  • Prüfungssoftware
  • Analysesoftware
  • Word / Excel
  • Datenaustauschplattform
  • File-System

Prüfungsdurchführung
  • Kanzleisoftware
  • Prüfungssoftware
  • Analysesoftware
  • Word / Excel
  • Datenaustauschplattform
  • File-System

Prüfungsdokumentation und Berichterstattung
  • Kanzleisoftware
  • Prüfungssoftware
  • Analysesoftware
  • Word / Excel
  • Datenaustauschplattform
  • File-System

Ziel einer Digitalisierungsstrategie sollte sein, die Anzahl der eingesetzten Softwarelösungen in den einzelnen Schritten sinnvoll zu verringern und die Software prozessübergreifend zu vereinheitlichen.


Hardware-Infrastruktur

Die Entwicklung der Digitalisierungsstrategie umfasst auch die Hardware-Infrastruktur. Die Softwarelösungen können auf eigenen Server- bzw. Desktop-Systemen oder über externe Rechenzentrumslösungen betrieben werden.

Die Entwicklung Cloud-basierter Lösungen nimmt zu. Eine Cloud-Lösung ist dabei im Regelfall die Nutzung eines externen Rechenzentrums. Allerdings stehen hier verschiedene Servicemodelle zur Verfügung:

  • IaaS (Infrastructure-as-a-Service) ist der klassische Rechenzentrumsbetrieb, bei dem Computerhardware-Ressourcen zur Verfügung gestellt werden und der Nutzer für den Betrieb der Anwendungsprogramme verantwortlich ist
  • SaaS (Software-as-a-Service) stellt dem Nutzer neben der Hardware auch die Anwendungsprogramme zur Verfügung

Einsatz von Checklisten

Checklisten sind ein häufig verwendetes Werkzeug zur Unterstützung des Abschlussprüfers bei seinen Prüfungshandlungen. Hervorzuheben sind zwei wesentliche Funktionen:

  • Strukturierung der Arbeitsvorgänge unter Sicherstellung der Vollständigkeit
  • Dokumentation der durchgeführten Handlungen und somit auch der Kontrollen

Einfache digitale Checklisten liegen bspw. als PDF-, Word- oder Excel-Dokumente vor. Nachteile dieser Formate sind allerdings, dass die Daten weder automatisiert weiterverarbeitet werden, noch dass sich die Checklisten automatisch den Umständen des Einzelfalls anpassen.

Intelligente Checklisten verändern Ihren Umfang je nach Eingabe des Nutzers. So kann z. B. eine intelligente Anhangscheckliste größenabhängige Erleichterungen des HGB berücksichtigen und ausschließlich die relevanten Anforderungen anzeigen. Die Checkliste ermöglicht auch eine Weitergabe der Daten an andere Programme. In der Regel sind intelligente Checklisten in Komplettlösungen hinterlegt.


Datenbeschaffung und Datenaufbereitung

Digitale Datenbeschaffung bedeutet, dass vom Abschlussprüfer benötigte Daten aus einem Buchhaltungs- oder ERP-System bzw. aus vorgelagerten Subsystemen in strukturierter Form exportiert werden.

Eine gute erste Quelle zur Beschaffung strukturierter Daten ist die GoBD-Schnittstelle des jeweiligen Buchhaltungs- oder ERP-Systems. Hierüber lassen sich eine Vielzahl (steuerlich) relevanter Daten des Systems in strukturierter Form exportieren und stehen für die digitale Weiterverwendung somit unmittelbar zur Verfügung.

Oftmals liegen Daten aus Subsystemen nur in unstrukturierter Form vor, da diese Systeme kaum in das Hauptsystem integriert sind oder mit diesem nicht kommunizieren. Diese Daten müssen vor ihrer digitalen Weiterverarbeitung erst aufbereitet werden (Datenaufbereitung). Besteht die Notwendigkeit, mit unstrukturierten Daten zu arbeiten, so können Softwaretools für Massendatenanalysen unterstützend angewendet werden.

Eine digitalisierte Prüfungsdurchführung ist ohne digitale Mandantendaten nicht möglich. Die Datenbeschaffung, vor allem strukturierter Daten, ist dabei stark vom Digitalisierungsgrad des Mandanten abhängig.

Wichtig ist zudem, die Daten nach dem Export und vor einer weiteren Verarbeitung nochmals zu verifizieren. Fehler in der Datenstruktur können leicht zu einer fehlerhaften Prüfung führen.


Datenanalyse

Datenanalysen werden aktuell meistens im Zusammenhang mit Big Data (Massendaten) genannt. Sie unterstützen aber auch im Rahmen von Systemprüfungen, bei der Prüfung von Schätzwerten (z. B. Rückstellungen, Wertberichtigungen) sowie der Durchführung einer mathematisch-statistischen Stichprobenauswahl.

Datenanalysen führen nicht zwangsläufig zu einer Beschleunigung der Prüfungsdurchführung, da die Planung und Einrichtung der Prüfungsumgebung zeitintensiv sein kann. Die Qualität der Prüfungshandlungen kann aber durch Datenanalysen verbessert werden.

Eine Datenanalyse setzt voraus, dass strukturierte Daten vorliegen. Dies stellt gegenwärtig noch eine erhebliche Einschränkung für das Potential von Datenanalysen dar. Zwar führt die zunehmende Digitalisierung der Mandanten zu steigenden Datenmengen, diese Daten werden aber nicht selten in Subsystemen ohne Kommunikationsschnittstelle zum Hauptsystem generiert. Dadurch können Beziehungen zwischen Daten aus unterschiedlichen Systemen fehlen, wodurch die Datenqualität verringert wird.

Eine Datenanalyse kann zu einer effizienteren und qualitativ hochwertigeren Abschlussprüfung beitragen, sofern der Abschlussprüfer im Vorfeld klar definiert hat, welche Analysen er automatisiert durchführen lassen will und welche Daten er hierfür benötigt.

Auch bei einer automatisierten Datenanalyse muss der Abschlussprüfer das Ergebnis interpretieren und abschließend beurteilen. Die derzeit verfügbaren Softwarelösungen können eine abschließende Beurteilung nicht ersetzen.

Die Entwicklung geht allerdings dahin, Analyseprogramme mit Künstlicher Intelligenz auszustatten, um die Analyseergebnisse  beurteilen und bei Auffälligkeiten Empfehlungen abgeben zu können.

Als Einstieg in die Datenanalyse eignen sich Journal Entry Tests (JET), bei welchen mindestens die Hauptbuchdaten einer Validierung unterzogen und auf Auffälligkeiten hin untersucht werden. Journal Entry Tests eignen sich daher auch zur Aufdeckung von Unregelmäßigkeiten. Für Journal Entry Tests sind bereits die GoBD-Daten ausreichend. Mögliche Prüfschritte sind:

  • Analyse von Buchungs-, Beleg- und Erfassungsdatum
  • Doppelte Buchungen oder Belegnummern
  • Zeitreihenvergleich z. B. Umsatzerlöse zu Materialaufwand
  • Manuelle Buchungen auf Sammelkonten bzw. Automatikkonten

Datenschutz

Bei der Entwicklung einer Digitalisierungsstrategie muss auch der Datenschutz berücksichtigt werden. Hierzu sollten bei jedem Schritt folgende Überlegungen angestellt werden:

  • Welche Daten werden verarbeitet?
  • Wer darf Zugriff auf die Daten haben?

Auf Grund dieser Überlegungen muss ein Berechtigungskonzept erstellt werden, über welches entsprechende Zugriffsbeschränkungen geregelt werden. Dabei sind insbesondere die Zugriffe von Dritten zu regeln. So muss beim praxisinternen DMS sichergestellt werden, dass ein Betriebsprüfer nur Zugriff auf die steuerlich relevanten Daten der geprüften Mandanten erhält. Auf Datenaustauschplattformen darf Geschäftspartnern des Mandanten nur Zugriff auf z. B. die für sie bestimmten Saldenbestätigungen gewährt werden.

Zum Schutz der Daten vor einem unberechtigten Zugriff sollten über das Berechtigungskonzept hinaus weitere Sicherungsvorkehrungen implementiert werden. Diese können z. B. über einen Zugriffsschutz in Kombination mit einer Datenverschlüsselung realisiert werden. Für weitergehende Informationen hierzu verweisen wir auf die Internetseiten des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI).

HHinweise zur Einhaltung  der Vorschriften der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) erhalten Sie in unserem DSGVO-Leitfaden und im Mitgliederbereich unter „Service > Webinare“. Dort steht Ihnen ein DWS Online-Seminar zum kostenfreien Abruf zur Verfügung.