Allgemeines Berufsrecht
25. September 2018

Ordnungsmäßige Aktenvernichtung

Ich möchte mir für meine Kanzlei einen neuen Aktenschredder anschaffen. Gibt es für die ordnungsmäßige Aktenvernichtung mit einem Schredder konkrete berufsrechtliche oder datenschutzrechtliche Vorgaben, letztere zum Beispiel in der DSGVO?

Nein. Berufsrechtlich gilt auch hier die allgemeine Aussage, dass der WP/vBP sicherstellen muss, dass Informationen, die unter die Pflicht zur beruflichen Verschwiegenheit fallen, Dritten nicht unbefugt offenbart werden. Papierakten müssen daher in einer Weise vernichtet werden, die die spätere Rekonstruktion der in den Akten enthaltenen mandatsbezogenen Informationen durch Dritte praktisch unmöglich macht.

Auch im aktuell geltenden Datenschutzrecht (DSGVO, BDSG-neu) existieren keine detaillierten Vorgaben für die Vernichtung von Papieraktenbeständen. Es wird lediglich definiert, wann eine Pflicht zur Löschung besteht (Art. 17 DSGVO). Löschung im datenschutzrechtlichen Sinne bedeutet die Unkenntlichmachung personenbezogener Informationen, was für Texte bedeutet, dass sie im Zuge der Löschung unlesbar werden müssen. Der Aspekt der Datenlöschung wird von Art. 24 Abs. 1 DSGVO insoweit konkretisiert, dass auch hierfür geeignete technische Maßnahmen vorzusehen sind.

Konkrete Inhalte zur Sicherheit der Aktenvernichtung beinhaltet die DIN-Norm 66399, die die Datensicherheit eines Aktenvernichters (hier: Schredder) nach drei Schutzklassen und sieben Sicherheitsstufen bewertet.

Die Bundessteuerberaterkammer gibt in dem von ihr veröffentlichten berufsrechtlichen Handbuch (Kapitel 5.2.4., Datenschutz und Datensicherheit, Stand: September 2017) den Hinweis, dass die genannte DIN-Norm beachtet werden sollte. Für eine ordnungsgemäße Aktenvernichtung in der Steuerberatungspraxis empfiehlt die BStBK mindestens die Sicherheitsstufe 5 (Schutzklasse 3). Schutzklasse 3 wird mit sehr hohem Bedarf für besonders vertrauliche Daten definiert. Die Sicherheitsstufe 5 findet Anwendung auf Datenträger mit geheim zu haltenden Daten. Eine Reproduktion der Informationen darf auch mit außergewöhnlichem Aufwand nicht möglich sein.

Diese Empfehlung erscheint angemessen und kann auf die berufliche Tätigkeit des WP/vBP erstreckt werden. Die technischen Spezifikationen der genannten Sicherheitsstufe (maximale Fläche der Materialteilchen, maximale Breite der Streifen) können der genannten DIN-Norm entnommen werden.

go