Prüfung der Nachschau im Rahmen einer Qualitätskontrolle – Welche Prüfungshandlungen sind zur Beurteilung der Angemessenheit und Wirksamkeit der Nachschau in den einzelnen Phasen einer Qualitätskontrolle durchzuführen?
Im Rahmen einer Aufsichtsmaßnahme hat mich die Kommission für Qualitätskontrolle (KfQK) darauf hingewiesen, dass ich die Wirksamkeit der Nachschau zur Auftragsabwicklung nicht in der richtigen Reihenfolge geprüft hätte. Da die Beurteilung der Angemessenheit und Wirksamkeit der Nachschau Bestandteil der Risikoeinschätzung des Prüfers für Qualitätskontrolle sein soll, habe ich bereits bei der Prüfungsplanung auch die Dokumentation und Ergebnisse der Nachschau eines Auftrages eingesehen. Eine eigenständige Auftragsprüfung dieses Auftrages habe ich dann im Rahmen der Auftragsprüfungen vorgenommen. Nach Auffassung der KfQK sei hierdurch eine sachgerechte Beurteilung der Wirksamkeit der Nachschau nur eingeschränkt möglich gewesen.
Ich frage mich, wie die Angemessenheit und Wirksamkeit der Nachschau im Rahmen der Prüfungsplanung ohne Einsicht in die Nachschaudokumentation beurteilt werden kann? Welche Prüfungshandlungen zur Beurteilung der Angemessenheit und Wirksamkeit der Nachschau sind konkret in den einzelnen Phasen einer Qualitätskontrolle durchzuführen?
Die Nachschau als wesentlicher Bestandteil des Qualitätssicherungssystems und ihre Bedeutung für die Risikoeinschätzung bei der Prüfungsplanung
Der Prüfer für Qualitätskontrolle hat unter Berücksichtigung eines risikoorientierten Prüfungsansatzes im Rahmen der Prüfungsplanung ein Verständnis von der zu prüfenden Praxis und deren Qualitätssicherungssystem zu gewinnen, soweit dies für die Qualitätskontrolle relevant ist. Das Verständnis muss ausreichen, um den Prüfer für Qualitätskontrolle in die Lage zu versetzen, die Qualitätsrisiken zu identifizieren und zu beurteilen sowie eine angemessene Grundlage für die Festlegung der weiteren Prüfungshandlungen zu erlangen.
Hierzu hat er insbesondere die Ausgestaltung des Qualitätssicherungssystems in Bezug auf die Festlegung von Verantwortlichkeiten für das Qualitätssicherungssystem, Implementierung angemessener Verfahren zur Risikobewertung nach § 55b Abs. 2 Nr. 1 WPO, zur Information und Kommunikation sowie zur Nachschau und zum Verbesserungsprozess nach § 55b Abs. 3 WPO (vorläufig) zu beurteilen.
Der Prüfer für Qualitätskontrolle hat folglich bereits in der Planungsphase (vorläufig) zu beurteilen, ob die Praxis auch angemessene Regelungen und Maßnahmen zur Nachschau implementiert hat, die nach seiner eigenen Einschätzung der qualitätsgefährdenden Risiken eine wirksame Überwachung der Einhaltung des Qualitätssicherungssystems ermöglichen und das Qualitätsrisiko reduzieren. Die hierzu erforderlichen Informationen wird er durch Gespräche mit der Praxisleitung sowie Einsicht vorhandener Organisations- und Qualitätssicherungshandbücher und gegebenenfalls anhand der zusammenfassenden Nachschauberichte gewinnen. Einsicht in die Nachschau einzelner Aufträge wird der Prüfer für Qualitätskontrolle in dieser Phase noch nicht nehmen, um seine eigene Auftragsprüfung unbeeinflusst vornehmen zu können.
Auf der Grundlage seiner (vorläufigen) Beurteilung wird der Prüfer für Qualitätskontrolle im Rahmen seiner Prüfungsplanung konkrete Prüfungshandlungen zur Beurteilung der Angemessenheit festlegen.
Prüfungshandlungen zur Beurteilung der Angemessenheit der Nachschau
Im Rahmen der Angemessenheitsprüfung hat der Prüfer für Qualitätskontrolle zu beurteilen, ob die Regelungen in Bezug auf den Nachschauturnus und die jährliche Nachschau, die persönliche Eignung, die fachliche Qualifikation des Nachschauerbeauftragten und weiterer im Rahmen der Nachschau eingesetzter Personen sowie die Vorgaben zur Planung, Durchführung und Dokumentation der Nachschau unter Berücksichtigung der praxisindividuellen Gegebenheiten angemessen ausgestaltet sind und den gesetzlichen Vorschriften entsprechen (§ 55b Abs. 1 und 3 WPO, §§ 49, 63 BS WP/vBP). Die Regelungen sollen auch Maßnahmen zur Beseitigung von festgestellten Mängeln und zur Adressierung von Feststellungen enthalten (§ 21 SaQK). Wird die Nachschau im Wege der Selbstvergewisserung durchgeführt, hat der Prüfer für Qualitätskontrolle auch zu beurteilen, ob die Voraussetzungen hierfür vorliegen (§§ 49 Abs. 4, 63 Nr. 5 BS WP/vBP).
Der Prüfer für Qualitätskontrolle wird für seine Angemessenheitsprüfung die Nachschaurichtlinien der Praxis einschließlich der Hilfsmittel und Arbeitshilfen einsehen müssen und regelmäßig auch Gespräche mit der Praxisleitung und gegebenenfalls mit dem Nachschaubeauftragten führen.
Stellt der Prüfer für Qualitätskontrolle fest, dass die Regelungen zur Nachschau angemessen sind, wird er im nächsten Schritt anhand der Nachschaudokumentation (Nachschauberichte und Arbeitshilfen zur Dokumentation der Durchführung der Nachschau) beurteilen, ob die Regelungen auch tatsächlich angewendet werden und wirksam sind.
Prüfungshandlungen zur Beurteilung der Wirksamkeit der Nachschau
Hinsichtlich der Beurteilung der Wirksamkeit der Nachschau ist zwischen der Nachschau der Praxisorganisation und der Nachschau der Abwicklung einzelner Prüfungsaufträge (Auftragsabwicklung) zu unterscheiden. Auch die Dokumentation der Nachschau für beide Bereiche erfolgt in der Praxis meist getrennt anhand gesonderter Arbeitshilfen, sodass die Nachschaudokumentationen auch unabhängig voneinander eingesehen und geprüft werden können.
Im Rahmen der Wirksamkeitsprüfung der Nachschau der Praxisorganisation soll der Prüfer für Qualitätskontrolle anhand der entsprechenden Nachschaudokumentation beurteilen, ob die Einhaltung der Regelungen zur Beachtung der allgemeinen Berufspflichten, insbesondere der Unabhängigkeitsregelungen, zur Annahme, Fortführung und vorzeitige Beendigung von Aufträgen, Mitarbeiterentwicklung (Einstellung von Mitarbeitern, Aus- und Fortbildung, Beurteilung von Mitarbeitern, Bereitstellung von Fachinformationen), Gesamtplanung der Aufträge sowie zum Umgang mit Beschwerden und Vorwürfen Gegenstand der Nachschau waren. Er hat weiter zu beurteilen, ob festgestellte Mängel des Qualitätssicherungssystems an die Praxisleitung kommuniziert und beseitigt wurden sowie zur Weiterentwicklung des Qualitätssicherungssystems im Sinne eines Qualitätsregelkreises geführt haben.
Die Prüfung der Wirksamkeit der Nachschau der Auftragsabwicklung erfolgt, indem der Prüfer für Qualitätskontrolle zunächst für einen Auftrag, der Gegenstand der Nachschau war, eine Auftragsprüfung durchführt und das Ergebnis dieser Prüfung danach mit dem Ergebnis der Nachschau abgleicht. Inhalt der Auftragsnachschau ist die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften und fachlichen Regeln sowie der Regelungen des Qualitätssicherungssystems zur Auftragsabwicklung sowie die ordnungsgemäße Berichterstattung. Daher kann anhand der Auftragsprüfung zugleich auch die Wirksamkeit der Auftragsnachschau geprüft werden (Dual-Purpose-Test). Eine Einsicht und Auswertung der Nachschaudokumentation für die betreffenden einzelnen Aufträge soll erst nach Abschluss seiner eigenen Auftragsprüfung erfolgen, um eine sachgerechte, unvoreingenommene und kritische Beurteilung zu gewährleisten.
Hat die Nachschau bei einzelnen Aufträgen systemische Feststellungen ergeben, ist darüber hinaus in angemessenem Umfang zu überprüfen, ob diese bei Folgeaufträgen beseitigt worden sind und ob das Qualitätssicherungssystem der geprüften Praxis gegebenenfalls aufgrund der Feststellungen angepasst wurde. Stimmen die Ergebnisse dieser Folgeauftragsprüfung des Prüfers für Qualitätskontrolle mit den Ergebnissen der Nachschau weitgehend überein und konnte sich der Prüfer für Qualitätskontrolle davon überzeugen, dass etwaige Feststellungen der Nachschau bei zeitlich folgenden Aufträgen sowie gegebenenfalls im Qualitätssicherungssystem insgesamt Berücksichtigung gefunden haben, kann er grundsätzlich von der Wirksamkeit der Nachschau ausgehen.
Bedeutung der Nachschau für die Auftragsauswahl
Zur Prüfung der Wirksamkeit der Auftragsabwicklung soll der Prüfer für Qualitätskontrolle in angemessenem Umfang Aufträge, die im Prüfungszeitraum Gegenstand der Nachschau waren, in seine Auftragsauswahl einbeziehen (vgl. Kommission für Qualitätskontrolle „Hinweis zur Durchführung und Dokumentation einer Qualitätskontrolle“, Rn. 69) (PDF). Im Rahmen der Prüfungsplanung und Festlegung der Auftragsauswahl wird er daher erfragen, welche Aufträge Gegenstand der Nachschau waren, und unter Berücksichtigung der weiteren Kriterien für die Auftragsauswahl nach Risikogesichtspunkten eine Auswahl treffen.
Es empfiehlt sich zunächst die Auftragsprüfung derjenigen Aufträge durchzuführen, die auch der Nachschau unterlagen, um im Wege des Dual-Purpose-Tests die Wirksamkeit der Auftragsnachschau beurteilen zu können. Ergeben sich hieraus keine wesentlichen Abweichungen, wird der Prüfer für Qualitätskontrolle die Nachschau der Auftragsabwicklung als wirksam beurteilen können. Eine wirksame Nachschau wird regelmäßig eine niedrigere Anzahl der in die Auftragsprüfung einzubeziehenden Aufträge ermöglichen, da die Nachschau als wesentlicher Bestandteil des Qualitätssicherungssystems offensichtlich qualitätsgefährdende Risiken aufdeckt und Mängel einer Beseitigung zuführt und damit das Qualitätsrisiko niedriger ist als in einem Qualitätssicherungssystem ohne wirksame Nachschau.
Eine wirksame Nachschau kann die eigene Prüfung von Aufträgen durch den Prüfer für Qualitätskontrolle aber nicht vollständig ersetzen, da die Nachschau als Teil des eingerichteten Qualitätssicherungssystems Gegenstand der Qualitätskontrolle ist. Der Prüfer für Qualitätskontrolle hat daher in Abhängigkeit von den identifizierten qualitätsgefährdenden Risiken auch Aufträge in seiner Auftragsauswahl zu berücksichtigen, die zuvor nicht der Nachschau unterlegen haben. Hinweise zur Auftragsauswahl bei kleinen Praxen enthält der „Fragen- und Antworten-Katalog – klarstellende Hinweise zur Qualitätskontrolle kleiner Praxen“ (PDF) der KfQK.
