Die WPK hat umgestellt
Die WPK ist einen weiteren Schritt in Richtung digitale Verwaltung gegangen. Künftig wird sie sämtliche Rechnungen, Gebühren- und Beitragsbescheide bei elektronischem Versand ausschließlich im ZUGFeRD-Format versenden. Dieses Thema betrifft nicht nur die WPK, viele WP/vBP-Praxen werden sich mit der E-Rechnung auseinandersetzen müssen – teils freiwillig, teils verpflichtend.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist keine einfache PDF oder gescannte Rechnung, sondern ein strukturiertes, maschinenlesbares Dokument, das elektronische Verarbeitung ermöglicht – ohne manuelles Abtippen. In Deutschland sind derzeit die technischen Formate XRechnung und ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland, Version 2.0 oder höher) zulässig.
Was ist das ZUGFeRD-Format?
Die WPK hat sich für das ZUGFeRD-Format entschieden. Es kombiniert zwei Welten:
- Maschinenlesbarkeit durch XML-Daten, die IT-Systeme automatisch verarbeiten können,
- visuelle Wahrnehmung durch eingebettete PDF, die ohne spezielle Software zu öffnen und zu lesen ist.
Gerade für kleinere Organisationen oder Betriebe ohne spezielle Software ist ZUGFeRD attraktiv, da es sich einfach in bestehende Prozesse integrieren lässt.
Rechtsrahmen in Deutschland
Die Grundlage für die E-Rechnungspflicht ist die E-Rechnungsverordnung (ERechV), die auf der Richtlinie 2014/55/EU basiert. Öffentliche Auftraggeber dürfen schon seit November 2020 nur noch E-Rechnungen annehmen. Klassische Papier- oder reine PDF-Rechnungen sind hier nicht mehr zulässig.
- Für Unternehmen gilt seit dem 1. Januar 2025 die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen im B2B-Bereich bei inländischen Geschäften.
- Die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen im B2B-Bereich folgt ab dem Jahr 2027 gestaffelt nach Unternehmensgröße: ab 1. Januar 2027 Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von über 800.000 Euro, ab 1. Januar 2028 alle Unternehmen.
Die Termine für die E-Rechnung im B2B-Bereich in Deutschland resultieren aus dem Wachstumschancengesetz.
Vorteile für den Berufsstand
Auch wenn die Umstellung zunächst Mehraufwand bedeuten mag, bietet die E-Rechnung zahlreiche Vorteile, gerade für Mitglieder des WP/vBP-Berufsstandes:
- Zeitersparnis durch automatisierte Prozesse,
- weniger Fehlerquellen durch strukturierte Daten,
- schnellere Zahlungsabwicklung durch optimierte Abläufe,
- Rechtssicherheit durch standardisierte Formate,
- Kosteneffizienz durch Wegfall von Porto, Papier und physischer Archivierung.
Die WPK hofft, dass die Mitglieder den Wandel aktiv mitgestalten.