Mandantenstammdatenverwaltung

Eine elektronische Mandantenstammdatenverwaltung ist Bestandteil jeder Kanzleisoftware und sollte daher heutzutage in jeder Praxis vorhanden sein.

Effizienzsteigerungen lassen sich insbesondere dann erzeugen, wenn die elektronischen Mandantenstammdaten weiteren Anwendungen, wie bspw. der FiBu oder der Prüfungssoftware zur Verfügung stehen. Die Daten müssen dann  nicht mehr in mehreren Programmen gepflegt werden und Redundanzen können vermieden werden.

Darüber hinaus bietet sich eine Nutzung der Mandantenstammdaten für das Führen der Auftragsdatei (§ 51c WPO: Name, Anschrift, Ort, Prüfungspartner und Honorare für die Abschlussprüfung und sonstige Leistungen) oder für Zwecke des automatisierten Kanzleimarketing oder der Mandanteninformationen (Newsletter) an.

Wichtig ist die Schaffung organisatorischer Regelungen, um die Aktualität der Daten zu gewährleisten. Andernfalls werden veraltete Daten an alle angebundenen Programme weitergegeben.


Papierersetzendes Scannen

Voraussetzung für automatisierte Verfahrensabläufe ist das Vorliegen digitaler Daten. Derzeit wird ein Großteil von Rechnungen noch in Papierform verschickt, so dass zunächst eine Digitalisierung durch Einscannen der Belege erfolgen muss. Anschließend ist eine digitale Erfassung der Rechnungsdaten möglich.

Das ersetzende Scannen stellt nicht nur Belegdaten in digitaler Form zur Verfügung sondern ermöglicht auch die digitale Ablage des Belegs und die Vernichtung des Papierbelegs. Damit diese Form der Archivierung und Verarbeitung allerdings den GOBD entspricht, müssen vor allem zwei Voraussetzungen erfüllt werden:

  • Vorliegen einer Verfahrensdokumentation, in der die Prozesse vom Eingang des Papierbelegs über den Scanvorgang bis hin zur Vernichtung dokumentiert sind und
  • Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems für eine unveränderbare Speicherung der Belege über die Aufbewahrungsfrist.

Als Hilfestellung haben die Bundessteuerberaterkammer (BStBK) und der Deutsche Steuerberaterverband e. V. (DStV) eine Muster-Verfahrensdokumentation zum Ersetzenden Scannen von Buchungsbelegen veröffentlicht.


Dokumentenarchivierung und Dokumentenmanagementsystem

Eine digitalisierte Dokumentenarchivierung, d.h. die elektronische Speicherung von Daten und Dokumenten, unterstützt ein weitgehend papierloses Arbeiten. Vorteile gegenüber einer papiergebundenen Archivierung bestehen bspw. in geringerem physischen Platzbedarf, einfacheren und dezentralen Zugriffsmöglichkeiten und einer medienbruchfreien Weiterverarbeitbarkeit. Auch eine Zugriffskontrolle kann einfacher eingerichtet werden.

Eine  einfache digitale  Dokumentenarchivierung kann bereits über ein System von Dateiordnern erfolgen. Ohne Regelungen zur Strukturierung und deren Überwachung kann diese Lösung allerdings schnell zu einer unübersichtlichen Ablage führen.

Größere Vorteile – aber auch höhere Investitionskosten – bieten daher Dokumentenmanagementsysteme (DMS). In diesen werden die elektronischen Dokumente nach definierten Regelungen strukturiert und revisionssicher archiviert, Änderungen an den Dateien können nachvollzogen werden und das Risiko eines Datenverlustes wird verringert. Darüber hinaus bieten DMS komfortable Recherchemöglichkeiten, was die Dokumentensuche vereinfacht.

Die Einrichtung einer digitalen Dokumentenarchivierung bzw. eines DMS sind zugleich Voraussetzung für die Umsetzung weiterer Schritte auf dem Weg zu einer digitalisierten WP/vBP-Praxis (bspw. digitale Dokumentation im Rahmen der Qualitätssicherung oder im Rahmen der Abschlussprüfung).

Die Dokumentenarchivierung einer Praxis kann zentral erfolgen. Beim Einsatz einer Prüfungssoftware kann es allerdings sinnvoll sein, die Prüfungsakte dezentral in der jeweiligen Softwaredatei zu führen. Ob die Dauerakte auch in der Prüfungssoftware abgelegt wird oder davon abweichend in einem zentralen DMS, muss praxisindividuell geregelt werden.


Datenaustausch

Unter Datenaustausch wird hier die Übermittlung von digitalen (strukturierten und unstrukturierten) Daten zwischen Mandant und Abschlussprüfer (ggf. auch von Dritten) verstanden.

Durch den digitalen Austausch können der Beschaffungsprozess von Daten beschleunigt und Medienbrüche vermieden werden. Die einfachste Form des Datenaustauschs stellen die Übermittlung von Datenträgern (z. B. CD-ROM, USB-Stick) oder der Versand der Daten per E-Mail dar. Bei beiden Verfahren ist auf Datenschutz und Datensicherheit zu achten. So sollten fallbezogene/prüfungsbezogene E-Mails aus Datenschutzgründen stets verschlüsselt werden. Die hierzu angebotenen Lösungen werden aber oftmals als umständlich beurteilt, so dass eine Verschlüsselung entweder unterlassen wird oder eine Übermittlung vertraulicher Daten per E-Mail unterbleibt.

Abhilfe können hier so genannte Kollaborationsplattformen bieten. Diese virtuellen Datenräume dienen dem strukturierten gegenseitigen Austausch von elektronischen Daten, verbunden mit verschiedenen Authentifizierungsverfahren. Der Abschlussprüfer kann auf einer gesicherten Plattform eine Ordnerstruktur bereitstellen, in der der Mandant die angeforderten Unterlagen direkt ablegt. Zudem kann auch Dritten (ggf. beschränkter) Zugriff auf den Datenraum gewährt werden (bspw. zum Einstellen von Saldenbestätigungen).


Weitere Digitalisierungsmöglichkeiten

  • Vorlagenverwaltung
  • Erfassung von Posteingang und Postausgang
  • Fristenkontrolle