Qualitätskontrolle
13. Februar 2018

Arbeitspapiere eines Prüfers für Qualitätskontrolle – Pflicht zur Aufbewahrung und deren Dauer

Muss ich als Prüfer für Qualitätskontrolle die Arbeitspapiere nach Abschluss einer Qualitätskontrolle aufbewahren und wenn ja, wie lange?

Prüfer für Qualitätskontrolle sind durch das Anlegen von Handakten verpflichtet, ein zutreffendes Bild über die von ihnen entfaltete Tätigkeit geben zu können (§ 51b WPO). Zu den Handakten im weiteren Sinne gehören auch die Arbeitspapiere des Prüfers für Qualitätskontrolle (Krauß in: Hense/ Ulrich, WPO, § 51 b, Rn. 16). Art und Umfang der Dokumentation einer Qualitätskontrolle bestimmt ein Prüfer für Qualitätskontrolle eigenverantwortlich nach pflichtgemäßem Ermessen in Abhängigkeit von Größe, Komplexität und Risiko des Prüfungsmandats (§ 39 Abs. 1 Satz 2 Berufssatzung WP/vBP).

Die Berufspflicht zur Aufbewahrung von Arbeitspapieren nach Abschluss einer Qualitätskontrolle und auch deren Dauer ergeben sich aus § 24 Satzung für Qualitätskontrolle und sind auch Ausfluss des Grundsatzes der Gewissenhaftigkeit nach § 43 Abs. 1 Satz 1 WPO. Danach hat ein Prüfer für Qualitätskontrolle seine Prüfungsplanung, Prüfungshandlungen und auch die Beurteilungen in der Art zu dokumentieren, dass seine Tätigkeit für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachvollziehbar ist. Prüfer für Qualitätskontrolle müssen dabei berücksichtigen, dass die Kommission für Qualitätskontrolle die Aufsicht über die Prüfer für Qualitätskontrolle führt und auch an Qualitätskontrollen teilnehmen kann. Diese Aufgabe kann die Kommission für Qualitätskontrolle nur erfüllen, wenn sie die Tätigkeit des Prüfers für Qualitätskontrolle anhand der Arbeitspapiere nachvollziehen kann. Sie kann sich in diesem Zusammenhang die Arbeitspapiere vorlegen lassen.

Folglich sollten die Arbeitspapiere unter diesem Gesichtspunkt wenigstens sechs Jahre aufbewahrt werden.

Außerdem sollte berücksichtigt werden, dass die Aufbewahrung über den Abschluss der Qualitätskontrolle hinaus auch unter zivilrechtlichen Gesichtspunkten als Nebenpflicht aus dem Auftragsverhältnis sowie zur Abwehr eines möglichen Haftungsanspruches zu empfehlen ist.

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  • Leitfaden der WPK zur DSGVO – Anforderungen an WP/vBP-Praxen (pdf 1,6 MB)