Leitfaden

Hinweis

Sollten Sie als Berufsträger mit Mehrfachqualifikation (WP/vBP/StB) die Vollmachtsdatenbank der Steuerberaterkammern bereits nutzen, überlegen Sie bitte, ob Sie darüber hinaus einen Zugang zur Vollmachtsdatenbank der WPK benötigen. Dieses wird nur in Einzelfällen mit einem Zusatznutzen verbunden sein.

Zur Nutzung der Vollmachtsdatenbank der WPK gehen Sie bitte wie folgt vor:

1. Mandantenvollmachten einholen

Holen Sie von Ihrem Mandanten (natürliche Person oder Unternehmen) eine Vollmacht zur Vertretung in Steuersachen (Mandantenvollmacht) ein. Verwenden Sie dafür bitte ausschließlich das standardisierte Vollmachtsformular des Bundesfinanzministeriums. Die Verwendung dieses amtlichen Vollmachtsformulars ist unabdingbare Voraussetzung für die elektronische Übermittlung von Vollmachtsdaten mittels Vollmachtsdatenbank an die Finanzverwaltung. Darüber hinaus benötigen Sie von Ihrem Mandanten noch die Angabe von Finanzamt, Bundesland und Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer bei Unternehmen. Alternativ zur Steuernummer bei natürlichen Personen die Nummer des zuständigen Finanzamts. Achten Sie bei Unternehmensvollmachten darauf, dass Sie den Namen des Unternehmens verwenden, wie er bei der Finanzverwaltung gespeichert ist.

Bitte bewahren Sie das unterzeichnete Vollmachtsformular in Papierform in Ihrer Praxis auf. Die Finanzverwaltung kann stichprobenartig überprüfen, ob die unterschriebenen Mandantenvollmachten vorhanden sind. Keinesfalls ist es erforderlich, das unterzeichnete Mandantenvollmachtformulars an die WPK zu übersenden.

Hinweis: Zur effizienten Nutzung der Vollmachtsdatenbank sollte Ihr Mandant der Erteilung von Untervollmachten für Mitarbeiter Ihrer Kanzlei zustimmen. Stellen Sie sicher, dass das Kästchen „Untervollmachten“ in Zeile 14 auf dem Vollmachtsformular bereits angekreuzt ist, bevor Sie ihm das Formular zur Unterschrift vorlegen.

2. Zugangsmedium beantragen und identifizieren

Bei jedem Zugang zur Vollmachtsdatenbank der WPK müssen Sie sich über ein Zugangsmedium autorisieren. Dieses kann entweder eine WPK-Zugangskarte oder, sofern Sie DATEV-Mitglied sind, Ihre DATEV SmartCard für Berufsträger[1] sein.

Um die WPK-Zugangskarte zu beantragen, füllen Sie bitte das entsprechende Antragsformular aus und senden Sie dieses an die auf dem Formular angegebene WPK-Faxnummer. Damit stimmen Sie der Verwendung Ihrer erforderlichen Berufsregisterdaten für die Vollmachtsdatenbank zu.

Die WPK-Zugangskarte geht Ihnen per Post zu. Da die Finanzverwaltung aus Sicherheitsgründen bei jedem Abruf von Steuerdaten die Signatur der verwendeten Zugangskarte abfragt, ist eine Identifizierung als rechtmäßiger Karteninhaber erforderlich. Sie erhalten das entsprechende Identifizierungsformular zusammen mit Ihrer WPK-Zugangskarte. Bitte senden Sie das Identifizierungsformular unterschrieben an die DATEV zurück. Mit separater Post erhalten Sie zudem eine Transport-PIN, welche Sie nach einmaligem Ändern, bei jeder Anmeldung zur Vollmachtsdatenbank der WPK eingeben müssen.

Sollten Sie bereits über eine DATEV SmartCard für Berufsträger[1] verfügen, können Sie diese alternativ als Zugangsmedium zur Vollmachtsdatenbank bei der WPK registrieren lassen („freischalten“). Das entsprechende Registrierungsformular finden Sie hier. Stimmen Sie der Verwendung Ihrer erforderlichen Registerdaten für Zwecke der Vollmachtsdatenbank zu und faxen Sie bitte das ausgefüllte Registrierungsformular an die auf dem Formular angegebene WPK-Faxnummer. Aus Sicherheitsgründen überprüft die Finanzverwaltung auch hier die Identität der verwendeten Karte. In der Regel werden Sie Ihre DATEV SmartCard bereits identifiziert haben. Sind Sie sich nicht mehr sicher oder ist eine Identifizierung noch nicht erfolgt, schauen Sie bitte hier.

Die Verwendung Ihrer Berufsregisterdaten ist erforderlich, um gegenüber der Finanzverwaltung sicherzustellen, dass Sie tatsächlich als Wirtschaftsprüfer bzw. vereidigter Buchprüfer bestellt sind. Änderungen Ihrer Daten sollten Sie aus diesem Grund zeitnah der WPK mitteilen, damit diese im Berufsregister eingetragen und in die Vollmachtsdatenbank übernommen werden können.

Die WPK erhebt für die Ausstellung bzw. Registrierung eines Zugangsmediums einmalig folgende Gebühren:

  • Beantragung einer Zugangskarte: 50,00 €
  • Registrierung DATEV SmartCard für Berufsträger[1]: 35,00 €.

Der Kreis der Personen, die eine WPK-Zugangskarte beantragen bzw. Ihre DATEV SmartCard für Berufsträger[1] registrieren können, ist aus rechtlichen und organisatorischen Gründen auf folgende natürliche Personen beschränkt:

  • WP/vBP in Einzelpraxis mit Sitz in Deutschland
  • Sozien (WP/vBP) einer Sozietät
  • Partner (WP/vBP) einer Partnerschaftsgesellschaft
  • Niederlassungsleiter (WP/vBP) von Berufsgesellschaften (für ihre Niederlassung)
  • Gesetzliche Vertreter von Berufsgesellschaften (auch Nichtberufsträger)

Angestellte WP/vBP können weder eine eigene WPK-Zugangskarte erhalten noch eine DATEV SmartCard für Berufsträger[1] „freischalten“ lassen. Diesen Personen kann allerdings in der Vollmachtsdatenbank-Anwendung eine Untervollmacht zum Arbeiten in der Vollmachtsdatenbank sowie zum Datenabruf erteilt werden, sofern der Mandant der Erteilung von Untervollmachten auf der Mandantenvollmacht zugestimmt hat (siehe Hinweis unter Schritt 1).

Hinweis für Berufsträger mit Mehrfachqualifikation

Berufsträger mit Mehrfachqualifikation werden in unterschiedlichen Datenbanken gepflegt, sofern Sie einen Zugang zu der Vollmachtsdatenbank der Wirtschaftsprüferkammer sowie der Steuerberater-/Rechtsanwaltskammern beantragt haben. Organisatorisch handelt es sich um getrennte Vollmachtsdatenbanken, in denen die jeweils relevanten Berufsregisterdaten hinterlegt werden. Haben Sie als Berufsträger mit Mehrfachqualifikation Zugang zu mehreren Vollmachtsdatenbanken beantragt, vergewissern Sie sich bitte, in welcher Vollmachtsdatenbank Sie gerade arbeiten und welcher Datenbank Sie Ihre Mandantenvollmachten zugeordnet haben. Eine systemseitige Verknüpfung der Vollmachtsdatenbanken erfolgt nicht.

Bitte beachten Sie: Die Finanzverwaltung kann die Vollmacht eines Mandanten insgesamt nur einmal erfassen. Sollte eine Mandantenvollmacht mehrfach hinterlegt sein, ersetzt die Vollmacht jüngeren Datums eine ältere Mandantenvollmacht. Bitte stellen Sie sicher, dass es zu keinen Datenverlusten im Rahmen der Erfassung und Verwaltung der Vollmachten kommt.

3. Technische Anforderungen sicherstellen

Folgende technischen Voraussetzungen sind für die Nutzung der Vollmachtsdatenbank der WPK sicherzustellen:

  • internetfähiger PC mit Internet Explorer als Browser (nähere Informationen finden Sie unter Häufige Fragen > Frage 17)
  • handelsübliches Smartcard Lesegerät
    Ausführliche Informationen zu verwendbaren Smartcard Lesegeräten finden Sie hier.
  • DATEV Sicherheitspaket pro (bei DATEV Kunden mit lokalen Installationen bereits installiert) oder DATEV Sicherheitspaket compact (Nicht-DATEV Kunden)
    Letzteres können Sie hier kostenlos herunterladen. Sehen Sie hierzu auch das Video.

Stellen Sie bei jedem Zugriff auf die Vollmachtsdatenbank bitte sicher, dass Ihre WPK-Zugangskarte bzw. Ihre DATEV SmartCard für Berufsträger in Ihrem angeschlossenen Smartcard Lesegerät eingesteckt ist und Sie Ihre PIN griffbereit haben.

4. Für die Nutzung registrieren

Um die Vollmachtsdatenbank nutzen zu können, müssen Sie Ihre Praxis einmalig registrieren. Den Zugang zur Registrierung finden Sie hier.

WP/vBP in eigener Praxis mit Sitz in Deutschland können diese selbst registrieren.

Die Registrierung von Berufsgesellschaften, Sozietäten und Partnerschaften erfolgt einmalig durch einen gesetzlichen Vertreter, der über ein Zugangsmedium zur Vollmachtsdatenbank verfügt. Eine Registrierung der Praxis durch weitere gesetzliche Vertreter ist nicht erforderlich. Diese können die Vollmachtsdatenbank für die bereits registrierte Praxis unmittelbar nutzen, sofern sie über ein eigenes Zugangsmedium verfügen.

Hinweis: Pro Registrierungsvorgang kann nur eine Praxis registriert werden. Wenn Sie eine weitere Praxis registrieren möchten (beispielsweise ein WP, der sowohl in eigener Praxis und als Geschäftsführer einer WPG/StBG tätig ist, und beide Praxen für die Vollmachtsdatenbank registrieren möchte), muss der Registrierungsvorgang erneut gestartet werden.

5. Nutzungsvertrag abschließen

Die Nutzung der Vollmachtsdatenbank setzt weder eine Mitgliedschaft bei der DATEV voraus, noch wird eine solche begründet. Für die Nutzung der Vollmachtsdatenbank werden seitens DATEV 0,60 € pro Vollmacht und Kalenderjahr berechnet.

Während des Registrierungsvorgangs wird automatisch ein Entwurf eines Nutzungsvertrages zwischen Ihnen und der DATEV über die Nutzung der WPK-Vollmachtsdatenbank generiert. Drucken Sie diesen Vertragsentwurf bitte aus und schicken Sie ihn unterschrieben an die DATEV zurück.

Ihre Mandantenvollmachten können Sie bereits mit Beendigung des Registrierungsvorganges in die Vollmachtsdatenbank einpflegen und verwalten (siehe diesbezüglich Schritt 6). Eine Übermittlung Ihrer eingepflegten Mandantenvollmachten an die Finanzverwaltung ist allerdings erstmöglich, wenn der unterschriebeneNutzungsvertrag bei der DATEV eingegangen ist.

6. Vollmachtsdatenbank verwenden

In der Vollmachtsdatenbank haben Sie die Möglichkeit:

  • Ihre Mandantenvollmachten einzupflegen und zu verwalten.
  • Mitarbeiter Ihrer Praxis zum Arbeiten in der Vollmachtsdatenbank zu berechtigen („Vergabe von Untervollmachten“). Mandantenvollmachten an die Finanzverwaltung zu übermitteln. Die Mandantenvollmacht umfasst, sofern sie nicht durch den Mandanten eingeschränkt ist:
    • die Vollmacht für den Datenabruf bei der Vorausgefüllten Steuererklärung,
    • die Bekanntgabe-/Zustellvollmacht (bei entsprechenden Kreuzen in den Zeile 17/19)
    • die Vollmacht zum Datenabruf des Steuerkontos

Den Zugang zur Vollmachtsdatenbank der WPK erhalten Sie hier.

Beim Zugriff auf die Vollmachtsdatenbank stellen Sie bitte sicher, dass Sie Ihr Kartenlesegerät angeschlossen haben, Ihr Zugangsmedium gesteckt ist und Sie Ihre PIN griffbereit haben.

Eine detaillierte Beschreibung zum Arbeiten in der Vollmachtsdatenbank finden Sie in dem Dokument „Hilfe zur Vollmachtsdatenbank“ sowie in der Präsentation Vollmachtsdatenbank 2.0. Bei Fragen oder Schwierigkeiten können Sie die „Hilfe“-Funktion der Vollmachtsdatenbank verwenden oder sich – je nach Art des Problems – an eine der folgenden Kontakte wenden:

  • Technische Fragen zur Inbetriebnahme Ihrer Zugangskarte:
    Firma Teleperformance
    unter der Hotlinenummer +49 900 1674444 (9,90 € pro Anruf)
  • Fragen zur Nutzung der Vollmachtsdatenbank:
    DATEV
    unter der Hotlinenummer +49 911 31936893 (9,00 € pro Anruf)
  • Fragen zum Berufsregister:
    Wirtschaftsprüferkammer
    unter der Telefonnummer +49 30 726161-0

Sobald Sie die Mandantenvollmachten über die Vollmachtsdatenbank an die Finanzverwaltung übermittelt haben, erhalten Sie innerhalb von 2-3 Tagen die Freischaltung auf alle elektronischen Daten Ihres Mandanten. Über die in Ihrer Kanzlei eingesetzte Software können Sie die Steuerdaten Ihres Mandanten abrufen. Ein Abruf der Steuerdaten Ihres Mandanten aus der Vollmachtsdatenbank heraus ist nicht möglich.

Informationen zur Schnittstelle zur Elster-Anwendung der Finanzverwaltung erhalten Sie oder Ihr Softwareanbieter hier.

Fußnote

  1. Alternativ der DATEV mIDentity Stick für Berufsträger
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Wichtige Downloads

  • Merkblatt „Sechs Schritte zur Nutzung der Vollmachtsdatenbank“ (PDF 175 KB)

  • Merkblatt “Was ist neu bei der Vollmachtsdatenbank 2.0?“ (PDF 211 KB)

  • Textsammlung zur Wirtschaftsprüferordnung, 15. Auflage 2016 (PDF 4.1 MB)