Nachschau

Wie werden die sensiblen Unterlagen am besten verwahrt?

Wie werden die sensiblen Unterlagen am besten verwahrt?

  • Die Nachschau ist seit dem 17. Juni 2016 (APAReG) auch gesetzlich geregelt.
  • Die erste gesetzliche Nachschau muss bis zum 16. Juni 2017 erfolgt sein.
  • Die Nachschau dient der Qualitätssicherung der Praxis, kann aber auch Gegenstand der Aufsicht sein: Da jede Aufsicht nur in die für sie relevanten Unterlagen einsehen kann, können die Nachschauunterlagen auch getrennt verwahrt werden.
WP/StB Karl Petersen, Mitglied des Vorstandes und Vorsitzender des Ausschusses Berufsrecht der WPK

Wie werden die sensiblen Unterlagen am besten verwahrt?

Nachschauunterlagen sind in mehrfacher Hinsicht sensibel. Es gilt nicht nur die Beachtung der beruflichen Verschwiegenheitspflicht, soweit Gegenstand einer Nachschau Auftraggeber-Daten sind. Vielmehr können Nachschauunterlagen auch zu organisatorischen und personellen Maßnahmen in den Praxen herangezogen werden. Nicht zuletzt können sie auch Gegenstand der Einsichtnahme und Auswertung im Rahmen der Aufsicht der WPK oder der APAS sein.

Gerade der letztgenannte Aspekt zeigt, dass die Nachschauunterlagen je nach Anzahl und Art der Mandate getrennt dokumentiert und abgelegt werden sollten. Da die Aufsichten jeweils nur im Rahmen ihrer Befugnisse auf Praxisunterlagen zurückgreifen können, sollte bei der Dokumentation und Ablage der Nachschauunterlagen danach differenziert werden, welche Unterlagen in welchem Aufsichtsverfahren eingesehen werden dürfen.

Allgemeines zur Nachschau

Durch das APAReG sind jetzt wesentliche Teile gesetzlich geregelt und zwar bezogen auf Abschlussprüfungen nach § 316 HGB (§ 55b Abs. 3 WPO). Die Berufssatzung hat dies aufgegriffen und die bisher umfassendere berufsübliche Nachschau mit der gesetzlichen „Mindestnachschau“ zusammengeführt (vgl. §§ 49, 63 BS WP/vBP für Abschlussprüfungen nach § 316 HGB, weitere Anwendungsfälle regelt § 8 BS WP/vBP).

Die gesetzliche Nachschau hat jährlich zu erfolgen. Den Beginn eines Jahresrhythmus kann die Praxis frei wählen. Da die Regelung mit dem APAReG am 17. Juni 2016 in Kraft trat, darf mit der ersten Bewertung (Nachschau) aber nicht länger als bis zum 16. Juni 2017 gewartet werden. Die Praxen, die schon seit Längerem für die nächste Zeit eine Nachschau bisheriger Art geplant haben, sollten prüfen, diese bereits auch in der Form des § 55b Abs. 3 WPO zu planen und zu dokumentieren (vgl. auch die Erläuterungen zur Berufssatzung, Seite 83, 2. Absatz, wonach die gesetzliche Nachschau mit der weitergehenden Nachschau verbunden werden kann, die in einem von der Praxis festzulegenden angemessenen und durchaus längeren Rhythmus durchzuführen ist).

Der Umfang einer Dokumentationspflicht ist bezogen auf die jährliche Nachschau bei Abschlussprüfungen nach § 316 HGB in § 55b Abs. 3 Satz 3 WPO geregelt. Danach sind im Wesentlichen die Ergebnisse der Nachschau sowie Konsequenzen und Maßnahmen zu dokumentieren. Dies ist auch für die satzungsrechtlich geforderten Nachschauen ausreichend.

Nach Mandaten getrennte Dokumentation und Aufbewahrung

Die Nachschaudokumentationen können Gegenstand einer Qualitätskontrolle einer Untersuchung der Kommission für Qualitätskontrolle bei einem Prüfer für Qualitätskontrolle, einer Inspektion oder auch eines Aufsichtsverfahrens sein. Die WPO regelt entsprechende Einsichtsrechte der Aufsichtspersonen oder Aufsichtsstellen.

Gegenstand eines Aufsichtsverfahrens dürfen jeweils nur die für ein solches Verfahren einschlägigen Akten und Unterlagen sein. Einem Prüfer für Qualitätskontrolle müssen also nur die Nachschaudokumentationen vorgelegt werden, die sich auf Abschlussprüfungen nach § 316 HGB beziehen – nur diese Abschlussprüfungen können Gegenstand eines Qualitätskontrollverfahrens sein, nicht etwa auch Prüfungen, die mit einem nachgebildeten Bestätigungsvermerk nach § 322 HGB abgeschlossen werden. Zur Nachschaupflicht und -dokumentation gegebenenfalls einzubeziehender BaFin-Prüfungen vgl. noch später zu „Sonderfall: BaFin-Prüfungen“.

Vor diesem Hintergrund sollten die Nachschauunterlagen differenziert nach Prüfungen nach § 316 HGB, Abschlussprüfungen nach § 316/319a HGB, nach mit einem nachgebildeten Bestätigungsvermerk abgeschlossene Prüfungen sowie nach Qualitätskontrollprüfungen abgelegt werden. Die Übersicht soll dies weiter veranschaulichen:

Differenzierte Dokumentation und Aufbewahrung von Nachschauunterlagen

Aufsichtsverfahren Aufsichtsstelle/-person Gegenstand des Verfahrens/relevante Nachschauunterlagen
Inspektionen APAS

Abschlussprüfungen nach § 319a HGB

Prüfungen bei Unternehmen, die Wertpapiere in einem Drittstaat ausgeben oder Teile eines Konzerns sind, der in einem Drittstaat einen Konzernabschluss vorlegt

Ggf. Ausweitung auf andere gesetzliche Abschlussprüfungen

Qualitätskontrollen PfQK
mittelbar auch WPK (KfQK)

Gesetzliche Abschlussprüfungen nach § 316 HGB

Betriebswirtschaftliche Prüfungen, die von der BAFin beauftragt wurden

Untersuchungen beim PfQK WPK (KfQK) Qualitätskontrollen des PfQK
(Anlassbezogene) Berufsaufsichtsverfahren APAS

Anschlussverfahren nach Inspektionen

Mitteilungen der DPR/BaFin und Beschwerden zu 319a Prüfungen

(Anlassbezogene) Berufsaufsichtsverfahren WPK (Vorstand) Alle Tätigkeiten des WP/vBP oder einer Berufsgesellschaft, für die nicht die APAS zuständig ist

Sonderfall: BaFin-Prüfungen

Von der BaFin beauftragte betriebswirtschaftliche Prüfungen können ebenfalls Gegenstand einer Qualitätskontrolle oder eines Aufsichtsverfahrens sein.[1] Die Frage ist zunächst, inwieweit es für die BaFin-Prüfungen Nachschaupflichten gibt. Die speziellen Regelungen des § 55 Abs. 3 WPO sowie der §§ 49, 63 BS WP/vBP erfassen BaFin-Prüfungen nicht. BaFin-Prüfungen können daher nur über § 8 Abs. 2 BS WP/vBP - falls sie also mit einem § 322 HGB nachgebildeten Bestätigungsvermerk abgeschlossen werden - in die Nachschaupflicht und deren Dokumentation kommen. Sollten BaFin-Prüfungen ohne einen solchen Abschlussvermerk abgeschlossen werden, gilt § 8 Abs. 1 BS WP/vBP.

Vor diesem Hintergrund empfiehlt es sich, auch eine mögliche Nachschau von BaFin-Prüfungen gesondert zu dokumentieren und abzulegen.

Parallele Thematik: Getrennte Aktenführung von beschlagnahmefreien Unterlagen

Die Thematik differenzierter Aktenführung ist für die Praxisorganisation dem Grunde nach nicht neu. Seit jeher gibt es in der berufsständischen Kommentierung die Empfehlung, bei der Dokumentation und Aufbewahrung der Handakten zwischen beschlagnahmefreien und beschlagnahmefähigen Unterlagen des Mandanten zu differenzieren (vgl. Maxl in: Hense/Ulrich, WPO, § 43 Rn. 146, m.w.N.).

Stand: 2. Dezember 2016

Fußnote

  1. Von der BaFin beauftragte Prüfungen sind für Inspektionen der APAS irrelevant, das heißt sie können auch nicht bei einer Ausweitung des Untersuchungsgegenstandes einbezogen werden (§ 62b Abs. 1 WPO). Irrelevant sind diese BaFin-Prüfungen auch, soweit sie von einem von der Komission für Qualitätskontrolle nach § 57e Abs. 6, 7 WPO untersuchten Prüfer für Qualitätskontrolle durchgeführt wurden.