Ausgestaltung eines internen Hinweisgebersystems („Whistleblowing“)

  • Das Qualitätssicherungssystem für Abschlussprüfungen nach § 316 HGB muss Regelungen zu einem Hinweisgebersystem enthalten.
  • Das Hinweisgebersystem muss die vertrauliche Meldung bestimmter Rechtsverstöße an eine geeignete Stelle ermöglichen.
  • Als geeignete Stelle kommen sowohl interne als auch externe Personen in Betracht.
WP/RA Dr. Hans-Friedrich Gelhausen, Vizepräsident der WPK und Vorsitzender der Vorstandsabteilung Berufsaufsicht

Rechtliche Grundlagen

Bei WP/vBP, die Abschlussprüfungen nach § 316 HGB durchführen, muss das interne Qualitätssicherungssystem Regelungen zu Verfahren vorsehen, die es den Mitarbeitern unter Wahrung der Vertraulichkeit ihrer Identität ermöglichen, potenzielle oder tatsächliche Verstöße gegen die Verordnung (EU) Nr. 537/2014 oder gegen Berufspflichten innerhalb der Praxis an geeignete Stellen zu berichten. Gleiches gilt für etwaige strafbare Handlungen oder Ordnungswidrigkeiten innerhalb der Praxis (§ 55b Abs. 2 Satz 2 Nr. 7 WPO). Konkretisierende Regelungen finden sich in § 59 BS WP/vBP.

Was ist ein Hinweisgebersystem?

Ein Hinweisgebersystem soll der Praxisleitung Informationen zu möglichen oder tatsächlichen Pflichtverstößen durch Angehörige der Praxis verschaffen. Auf etwaige Pflichtverstöße von Mandanten bezieht sich das System nicht; diese sind im Rahmen der Prüfung unmittelbar zu adressieren. Die Praxisleitung soll durch diese Informationen in die Lage versetzt werden, den Sachverhalt aufzuklären, auf einen festgestellten Pflichtverstoß angemessen zu reagieren und das Risiko von Wiederholungen zu vermindern. Das Hinweisgebersystem ergänzt damit die nach §§ 40, 51 Abs. 1 Nr. 11 BS WP/vBP zu treffenden Regelungen zum Umgang mit Beschwerden und Vorwürfen, indem es interne Hinweise erleichtert.

Hinweisgebersysteme tragen damit zur internen Qualitätssicherung, im Außenverhältnis zur Vermeidung von Haftungsfällen und Reputationsschäden bei. Schon die Einrichtung eines Hinweisgebersystems wirkt präventiv in dem Sinne, dass Pflichtverstöße wegen der erhöhten Gefahr, dass über sie berichtet wird, erst gar nicht begangen werden.

Ein Hinweisgebersystem besteht aus Verfahrensregelungen, die in der Praxis bekannt gemacht und angewendet werden. Hierzu gehört die Benennung einer Stelle, an die berichtet werden kann, und die Festlegung des weiteren Vorgehens (insbesondere Zuständigkeit für die weitere Untersuchung, Entscheidung über etwaige Maßnahmen fachlicher oder auch disziplinarischer Art, gegebenenfalls Rückmeldung an den Hinweisgeber, wenn das Verfahren dies unter Wahrung der Vertraulichkeit der Identität zulässt). Dabei empfiehlt es sich, das Hinweisgebersystem mit dem System zum Umgang mit Beschwerden und Vorwürfen abzustimmen.

Unter Effektivitätsgesichtspunkten reicht es nicht aus, den Mitarbeitern Hinweise auf potenzielle oder tatsächliche Pflichtverstöße lediglich zu ermöglichen. Die Regelungen des Qualitätssicherungssystems sollen die Mitarbeiter vielmehr zu einer Anzeige ermutigen, bei eindeutigen und schwerwiegenden Verstößen aber auch verpflichten (vgl. Erläuterungstexte zu § 59 BS WP/vBP). Andererseits dient das Hinweisgebersystem aber auch nicht dazu, in der Praxis auf dem dafür vorgesehenen Weg, insbesondere nach Konsultation, verantwortlich getroffene Entscheidungen in Frage zu stellen und noch einmal überprüfen zu lassen.

Eine Hinweispflicht kann daher nur dann bestehen, wenn die Grenzen einer vertretbaren Rechtsauslegung überschritten sind und damit das Vorliegen einer Pflichtverletzung aus Sicht des Hinweisgebers eindeutig feststellbar ist. Wenn möglich, sind etwaige Meinungsunterschiede immer vorrangig im Team anzusprechen und zu klären.

Vertraulichkeit sicherstellen! Geschützte Kommunikationswege oder Vertrauensperson?

Damit das System seine Funktion erfüllen kann, muss die Identität eines Hinweisgebers vertraulich behandelt werden, da dieser sonst Nachteile für sich befürchten könnte. Nur so kann eine wesentliche Hemmschwelle herabgesetzt werden.

Die Anonymität des Hinweisgebers kann auf technischem Wege erreicht werden, indem die Praxis geschützte Kommunikationskanäle einrichtet. Technische Lösungen hierzu werden am Markt angeboten.

Geeignet ist beispielsweise bereits die Schaltung eines Anrufbeantworters, wenn sichergestellt ist, dass die Nummer des Anrufers nicht aufgezeichnet wird. Technisch anspruchsvollere Lösungen ermöglichen die Kommunikation auch dergestalt, dass die Praxisleitung Rückfragen an den Meldenden stellen und dieser antworten kann, ohne seine Identität preiszugeben. Der Nachteil eines anonymen Hinweises (zum Beispiel eines anonymen Briefes oder einer Nachricht auf einem Anrufbeantworter), dass keine Nachfragen zum Sachverhalt erfolgen können, wird hierdurch vermieden. Auch ist auf diesem Wege eine Rückmeldung über das Ergebnis der Überprüfung möglich. Werden solche IT-Systeme eingeführt, ist dafür zu sorgen, dass die Vertraulichkeit durch angemessene technisch-organisatorische Maßnahmen (§ 9 BDSG) sichergestellt wird. Es bietet sich an, eine Vorabkontrolle durch den Datenschutzbeauftragten der Praxis durchführen zu lassen (§ 4d Abs. 5 und 6 BDSG). Darüber hinaus sollten die Maßnahmen, die die Vertraulichkeit gewährleisten, den Mitarbeitern im Rahmen der Einführung des Systems erläutert werden.

Die Vertraulichkeit kann aber auch anderweitig gewährleistet werden, beispielsweise durch die Benennung einer Vertrauensperson, welche die Hinweise entgegennimmt, gegebenenfalls auch in persönlichem Kontakt zu den meldenden Mitarbeitern. Mindestvoraussetzung für die Vertraulichkeit ist in diesem Fall, dass die Hinweise durch die Vertrauensperson ohne Nennung der Quelle an die Praxisleitung als eigentlichen Adressaten zur Aufklärung weitergegeben werden.

Falls eine potenzielle oder tatsächliche Pflichtverletzung ohne Nutzung des Hinweisgebersystems offen kommuniziert wird, darf dem meldenden Mitarbeiter aus dem Hinweis kein persönlicher Nachteil entstehen (§ 59 Nr. 3 BS WP/vBP). Gleiches gilt, wenn bei Nutzung des Systems die Identität des Hinweisgebers – zutreffend oder nicht – vermutet wird. Auch dies sollte als Ergänzung des Hinweisgebersystems ausdrücklich zugesichert werden.

Externe oder interne Stelle zur Entgegennahme von Hinweisen?

Wird die Anonymität durch technische Vorrichtungen gewahrt, gelangen die Hinweise unmittelbar an die Praxisleitung oder eine von ihr bestimmte Stelle, die dann den Sachverhalt aufklärt und gegebenenfalls weitere Maßnahmen trifft.

Zusätzlich oder auch anstelle einer solchen technischen Lösung können auch natürliche Personen zur Entgegennahme und Weiterleitung von Hinweisen eingeschaltet werden. Als geeignete Stelle kommen sowohl interne als auch externe Stellen in Betracht (§ 59 Nr. 2 BS WP/vBP).

Wird ein Mitarbeiter der Praxis als Empfänger der Information eingesetzt (interne Stelle), hat er die erhaltenen Hinweise anonym an die Praxisleitung weiterzuleiten. Da er die Identität des Hinweisgebers kennt, kann er Rückfragen stellen und gegebenenfalls über das Ergebnis der Ermittlungen und über getroffene Maßnahmen informieren. Eine solche interne Stelle ist ausdrücklich zu verpflichten, die Vertraulichkeit der Identität eines Hinweisgebers zu wahren, und zwar gegenüber allen anderen Angehörigen der Praxis. Die Pflicht zur beruflichen Verschwiegenheit (§ 43 Abs. 1 Satz 1 WPO) steht ihrer Einschaltung nicht entgegen, weil es sich um ein Element der vorgeschriebenen Praxisorganisation handelt.

Auch ein Mitglied der Praxisleitung kann als interne Stelle benannt werden, es sei denn, es ist für den betroffenen Bereich (Prüfungen nach § 316 HGB) primär zuständig oder kann nach der internen Zuständigkeitsverteilung arbeitsrechtliche Sanktionen gegen den Hinweisgeber verhängen. Die nach § 55b Abs. 2 Satz 2 Nr. 7 WPO zu wahrende Vertraulichkeit steht dem nicht entgegen, da hierdurch lediglich sichergestellt werden soll, dass die Identität des Hinweisgebers nicht solchen Personen innerhalb der Praxis bekannt wird, von denen er gegebenenfalls nachteilige Konsequenzen zu befürchten hat.

Da potenzielle Hinweisgeber Zweifel haben könnten, ob eine interne Stelle die Informationen zu ihrer Identität auch wirklich vertraulich behandelt, kann die Praxis auch (ausschließlich oder zusätzlich) eine externe Stelle mit der Entgegennahme von Hinweisen betrauen. Auch in diesen Fällen ist Sorge dafür zu tragen, dass die Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebers gewahrt bleibt (§ 59 Nr. 2 BS WP/vBP).

Ausdrückliche Anforderungen an die Auswahl der Person, die als externe Stelle benannt wird, enthalten WPO und Berufssatzung nicht. Da Hinweise auch mandatsbezogene Informationen enthalten können, könnte fraglich sein, ob vor dem Hintergrund der berufsrechtlichen Verschwiegenheitspflicht (§ 43 Abs. 1 Satz 1 WPO, § 10 BS WP/vBP) derartige Hinweise an externe Stellen gegeben werden dürfen. Dies wird zu bejahen sein, da es sich bei der Einrichtung einer externen Stelle um ein zulässiges Element der vorgeschriebenen Praxisorganisation handelt. Zusätzlich ist anzuraten, (nur) solche Personen zu beauftragen, die ihrerseits der beruflichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen (WP/vBP, StB, RA). Die Beauftragung eines der genannten Berufsträger bietet sich auch deshalb an, weil sie aufgrund ihrer Expertise im Verhältnis zum Meldenden eine zusätzliche Beratungsfunktion ausüben können. Hierdurch wird die Qualität der Hinweise, die letztendlich an die Praxisleitung weitergeleitet werden, gesteigert. Werden andere Personen beauftragt, ist vertraglich zu vereinbaren, dass sie erhaltene Informationen nicht Dritten zugänglich machen dürfen.

Wird ein gesetzlich zur Verschwiegenheit verpflichteter Berufsträger als externe Stelle benannt, darf dieser nach den einschlägigen berufsrechtlichen Vorschriften (für WP/vBP: § 43 Abs. 1 Satz 1 WPO, § 10 Abs. 1 BS WP/vBP) mandatsbezogene Informationen Dritten gegenüber nicht unbefugt offenbaren. Allerdings ist fraglich, ob der Berufsträger bei der Weiterleitung von Hinweisen an die Praxisleitung, die sein Auftraggeber ist, allein aufgrund der gesetzlichen Regelungen die Identität der Hinweisgeber geheim halten muss. Die Anonymität der Hinweisgeber muss daher auch in diesem Fall durch vertragliche Regelungen abgesichert werden.

Die berufliche Verschwiegenheitspflicht setzt auch voraus, dass sich die Mitarbeiter an die Vorgaben des in der Praxis eingerichteten Hinweisgebersystems halten müssen und daher nicht berechtigt sind, solche Hinweise an andere Stellen innerhalb oder vor allem auch außerhalb der Praxis zu geben. Die Mitarbeiter sind in diesem Rahmen auch auf die straf- und arbeitsrechtlichen Konsequenzen einer Informationsübermittlung an andere als die vorgegebenen Stellen hinzuweisen (vgl. Erläuterungstext zu § 59 BS WP/vBP).

Besonderheiten bei kleinen Praxen

Dem Schutz der Identität von Hinweisgebern sind in kleinen Praxen schon dadurch Grenzen gesetzt, dass die Zahl der dort tätigen, jedenfalls aber der mit dem betreffenden Vorgang vertrauten Personen begrenzt ist. Würde zusätzlich ein Mitarbeiter als interne Stelle mit der Entgegennahme und Weiterleitung von Hinweisen betraut, wäre das Risiko, dass die Praxisleitung Rückschlüsse auf die Identität des Hinweisgebers ziehen kann, noch weiter gesteigert. In kleinen Praxen werden daher letztlich nur die Alternativen in Betracht kommen, anonyme Hinweise unmittelbar an die Praxisleitung zu adressieren (gegebenenfalls auch nur per Brief) oder eine externe Stelle einzuschalten.

Stand: 15. März 2017