Praxishinweise zum neuen Berufsrecht

In dieser Rubrik beantworten Gremienmitglieder der WPK Fragen und geben praxisorientierte Hinweise zum neuen Berufsrecht. Die 15. Auflage 2016 der Textsammlung zur Wirtschaftsprüferordnung steht in gedruckter Form sowie als kostenloser Download zur Verfügung.


Ausgestaltung eines internen Hinweisgebersystems („Whistleblowing“)

  • Das Qualitätssicherungssystem für Abschlussprüfungen nach § 316 HGB muss Regelungen zu einem Hinweisgebersystem enthalten.
  • Das Hinweisgebersystem muss die vertrauliche Meldung bestimmter Rechtsverstöße an eine geeignete Stelle ermöglichen.
  • Als geeignete Stelle kommen sowohl interne als auch externe Personen in Betracht.
WP/RA Dr. Hans-Friedrich Gelhausen, Vizepräsident der WPK und Vorsitzender der Vorstandsabteilung Berufsaufsicht

Rechtliche Grundlagen

Bei WP/vBP, die Abschlussprüfungen nach § 316 HGB durchführen, muss das interne Qualitätssicherungssystem Regelungen zu Verfahren vorsehen, die es den Mitarbeitern unter Wahrung der Vertraulichkeit ihrer Identität ermöglichen, potenzielle oder tatsächliche Verstöße gegen die Verordnung (EU) Nr. 537/2014 oder gegen Berufspflichten innerhalb der Praxis an geeignete Stellen zu berichten. Gleiches gilt für etwaige strafbare Handlungen oder Ordnungswidrigkeiten innerhalb der Praxis (§ 55b Abs. 2 Satz 2 Nr. 7 WPO). Konkretisierende Regelungen finden sich in § 59 BS WP/vBP.

Was ist ein Hinweisgebersystem?

Ein Hinweisgebersystem soll der Praxisleitung Informationen zu möglichen oder tatsächlichen Pflichtverstößen durch Angehörige der Praxis verschaffen. Auf etwaige Pflichtverstöße von Mandanten bezieht sich das System nicht; diese sind im Rahmen der Prüfung unmittelbar zu adressieren. Die Praxisleitung soll durch diese Informationen in die Lage versetzt werden, den Sachverhalt aufzuklären, auf einen festgestellten Pflichtverstoß angemessen zu reagieren und das Risiko von Wiederholungen zu vermindern. Das Hinweisgebersystem ergänzt damit die nach §§ 40, 51 Abs. 1 Nr. 11 BS WP/vBP zu treffenden Regelungen zum Umgang mit Beschwerden und Vorwürfen, indem es interne Hinweise erleichtert.

Hinweisgebersysteme tragen damit zur internen Qualitätssicherung, im Außenverhältnis zur Vermeidung von Haftungsfällen und Reputationsschäden bei. Schon die Einrichtung eines Hinweisgebersystems wirkt präventiv in dem Sinne, dass Pflichtverstöße wegen der erhöhten Gefahr, dass über sie berichtet wird, erst gar nicht begangen werden.

Ein Hinweisgebersystem besteht aus Verfahrensregelungen, die in der Praxis bekannt gemacht und angewendet werden. Hierzu gehört die Benennung einer Stelle, an die berichtet werden kann, und die Festlegung des weiteren Vorgehens (insbesondere Zuständigkeit für die weitere Untersuchung, Entscheidung über etwaige Maßnahmen fachlicher oder auch disziplinarischer Art, gegebenenfalls Rückmeldung an den Hinweisgeber, wenn das Verfahren dies unter Wahrung der Vertraulichkeit der Identität zulässt). Dabei empfiehlt es sich, das Hinweisgebersystem mit dem System zum Umgang mit Beschwerden und Vorwürfen abzustimmen.

Unter Effektivitätsgesichtspunkten reicht es nicht aus, den Mitarbeitern Hinweise auf potenzielle oder tatsächliche Pflichtverstöße lediglich zu ermöglichen. Die Regelungen des Qualitätssicherungssystems sollen die Mitarbeiter vielmehr zu einer Anzeige ermutigen, bei eindeutigen und schwerwiegenden Verstößen aber auch verpflichten (vgl. Erläuterungstexte zu § 59 BS WP/vBP). Andererseits dient das Hinweisgebersystem aber auch nicht dazu, in der Praxis auf dem dafür vorgesehenen Weg, insbesondere nach Konsultation, verantwortlich getroffene Entscheidungen in Frage zu stellen und noch einmal überprüfen zu lassen.

Eine Hinweispflicht kann daher nur dann bestehen, wenn die Grenzen einer vertretbaren Rechtsauslegung überschritten sind und damit das Vorliegen einer Pflichtverletzung aus Sicht des Hinweisgebers eindeutig feststellbar ist. Wenn möglich, sind etwaige Meinungsunterschiede immer vorrangig im Team anzusprechen und zu klären.

Vertraulichkeit sicherstellen! Geschützte Kommunikationswege oder Vertrauensperson?

Damit das System seine Funktion erfüllen kann, muss die Identität eines Hinweisgebers vertraulich behandelt werden, da dieser sonst Nachteile für sich befürchten könnte. Nur so kann eine wesentliche Hemmschwelle herabgesetzt werden.

Die Anonymität des Hinweisgebers kann auf technischem Wege erreicht werden, indem die Praxis geschützte Kommunikationskanäle einrichtet. Technische Lösungen hierzu werden am Markt angeboten.

Geeignet ist beispielsweise bereits die Schaltung eines Anrufbeantworters, wenn sichergestellt ist, dass die Nummer des Anrufers nicht aufgezeichnet wird. Technisch anspruchsvollere Lösungen ermöglichen die Kommunikation auch dergestalt, dass die Praxisleitung Rückfragen an den Meldenden stellen und dieser antworten kann, ohne seine Identität preiszugeben. Der Nachteil eines anonymen Hinweises (zum Beispiel eines anonymen Briefes oder einer Nachricht auf einem Anrufbeantworter), dass keine Nachfragen zum Sachverhalt erfolgen können, wird hierdurch vermieden. Auch ist auf diesem Wege eine Rückmeldung über das Ergebnis der Überprüfung möglich. Werden solche IT-Systeme eingeführt, ist dafür zu sorgen, dass die Vertraulichkeit durch angemessene technisch-organisatorische Maßnahmen (§ 9 BDSG) sichergestellt wird. Es bietet sich an, eine Vorabkontrolle durch den Datenschutzbeauftragten der Praxis durchführen zu lassen (§ 4d Abs. 5 und 6 BDSG). Darüber hinaus sollten die Maßnahmen, die die Vertraulichkeit gewährleisten, den Mitarbeitern im Rahmen der Einführung des Systems erläutert werden.

Die Vertraulichkeit kann aber auch anderweitig gewährleistet werden, beispielsweise durch die Benennung einer Vertrauensperson, welche die Hinweise entgegennimmt, gegebenenfalls auch in persönlichem Kontakt zu den meldenden Mitarbeitern. Mindestvoraussetzung für die Vertraulichkeit ist in diesem Fall, dass die Hinweise durch die Vertrauensperson ohne Nennung der Quelle an die Praxisleitung als eigentlichen Adressaten zur Aufklärung weitergegeben werden.

Falls eine potenzielle oder tatsächliche Pflichtverletzung ohne Nutzung des Hinweisgebersystems offen kommuniziert wird, darf dem meldenden Mitarbeiter aus dem Hinweis kein persönlicher Nachteil entstehen (§ 59 Nr. 3 BS WP/vBP). Gleiches gilt, wenn bei Nutzung des Systems die Identität des Hinweisgebers – zutreffend oder nicht – vermutet wird. Auch dies sollte als Ergänzung des Hinweisgebersystems ausdrücklich zugesichert werden.

Externe oder interne Stelle zur Entgegennahme von Hinweisen?

Wird die Anonymität durch technische Vorrichtungen gewahrt, gelangen die Hinweise unmittelbar an die Praxisleitung oder eine von ihr bestimmte Stelle, die dann den Sachverhalt aufklärt und gegebenenfalls weitere Maßnahmen trifft.

Zusätzlich oder auch anstelle einer solchen technischen Lösung können auch natürliche Personen zur Entgegennahme und Weiterleitung von Hinweisen eingeschaltet werden. Als geeignete Stelle kommen sowohl interne als auch externe Stellen in Betracht (§ 59 Nr. 2 BS WP/vBP).

Wird ein Mitarbeiter der Praxis als Empfänger der Information eingesetzt (interne Stelle), hat er die erhaltenen Hinweise anonym an die Praxisleitung weiterzuleiten. Da er die Identität des Hinweisgebers kennt, kann er Rückfragen stellen und gegebenenfalls über das Ergebnis der Ermittlungen und über getroffene Maßnahmen informieren. Eine solche interne Stelle ist ausdrücklich zu verpflichten, die Vertraulichkeit der Identität eines Hinweisgebers zu wahren, und zwar gegenüber allen anderen Angehörigen der Praxis. Die Pflicht zur beruflichen Verschwiegenheit (§ 43 Abs. 1 Satz 1 WPO) steht ihrer Einschaltung nicht entgegen, weil es sich um ein Element der vorgeschriebenen Praxisorganisation handelt.

Auch ein Mitglied der Praxisleitung kann als interne Stelle benannt werden, es sei denn, es ist für den betroffenen Bereich (Prüfungen nach § 316 HGB) primär zuständig oder kann nach der internen Zuständigkeitsverteilung arbeitsrechtliche Sanktionen gegen den Hinweisgeber verhängen. Die nach § 55b Abs. 2 Satz 2 Nr. 7 WPO zu wahrende Vertraulichkeit steht dem nicht entgegen, da hierdurch lediglich sichergestellt werden soll, dass die Identität des Hinweisgebers nicht solchen Personen innerhalb der Praxis bekannt wird, von denen er gegebenenfalls nachteilige Konsequenzen zu befürchten hat.

Da potenzielle Hinweisgeber Zweifel haben könnten, ob eine interne Stelle die Informationen zu ihrer Identität auch wirklich vertraulich behandelt, kann die Praxis auch (ausschließlich oder zusätzlich) eine externe Stelle mit der Entgegennahme von Hinweisen betrauen. Auch in diesen Fällen ist Sorge dafür zu tragen, dass die Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebers gewahrt bleibt (§ 59 Nr. 2 BS WP/vBP).

Ausdrückliche Anforderungen an die Auswahl der Person, die als externe Stelle benannt wird, enthalten WPO und Berufssatzung nicht. Da Hinweise auch mandatsbezogene Informationen enthalten können, könnte fraglich sein, ob vor dem Hintergrund der berufsrechtlichen Verschwiegenheitspflicht (§ 43 Abs. 1 Satz 1 WPO, § 10 BS WP/vBP) derartige Hinweise an externe Stellen gegeben werden dürfen. Dies wird zu bejahen sein, da es sich bei der Einrichtung einer externen Stelle um ein zulässiges Element der vorgeschriebenen Praxisorganisation handelt. Zusätzlich ist anzuraten, (nur) solche Personen zu beauftragen, die ihrerseits der beruflichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen (WP/vBP, StB, RA). Die Beauftragung eines der genannten Berufsträger bietet sich auch deshalb an, weil sie aufgrund ihrer Expertise im Verhältnis zum Meldenden eine zusätzliche Beratungsfunktion ausüben können. Hierdurch wird die Qualität der Hinweise, die letztendlich an die Praxisleitung weitergeleitet werden, gesteigert. Werden andere Personen beauftragt, ist vertraglich zu vereinbaren, dass sie erhaltene Informationen nicht Dritten zugänglich machen dürfen.

Wird ein gesetzlich zur Verschwiegenheit verpflichteter Berufsträger als externe Stelle benannt, darf dieser nach den einschlägigen berufsrechtlichen Vorschriften (für WP/vBP: § 43 Abs. 1 Satz 1 WPO, § 10 Abs. 1 BS WP/vBP) mandatsbezogene Informationen Dritten gegenüber nicht unbefugt offenbaren. Allerdings ist fraglich, ob der Berufsträger bei der Weiterleitung von Hinweisen an die Praxisleitung, die sein Auftraggeber ist, allein aufgrund der gesetzlichen Regelungen die Identität der Hinweisgeber geheim halten muss. Die Anonymität der Hinweisgeber muss daher auch in diesem Fall durch vertragliche Regelungen abgesichert werden.

Die berufliche Verschwiegenheitspflicht setzt auch voraus, dass sich die Mitarbeiter an die Vorgaben des in der Praxis eingerichteten Hinweisgebersystems halten müssen und daher nicht berechtigt sind, solche Hinweise an andere Stellen innerhalb oder vor allem auch außerhalb der Praxis zu geben. Die Mitarbeiter sind in diesem Rahmen auch auf die straf- und arbeitsrechtlichen Konsequenzen einer Informationsübermittlung an andere als die vorgegebenen Stellen hinzuweisen (vgl. Erläuterungstext zu § 59 BS WP/vBP).

Besonderheiten bei kleinen Praxen

Dem Schutz der Identität von Hinweisgebern sind in kleinen Praxen schon dadurch Grenzen gesetzt, dass die Zahl der dort tätigen, jedenfalls aber der mit dem betreffenden Vorgang vertrauten Personen begrenzt ist. Würde zusätzlich ein Mitarbeiter als interne Stelle mit der Entgegennahme und Weiterleitung von Hinweisen betraut, wäre das Risiko, dass die Praxisleitung Rückschlüsse auf die Identität des Hinweisgebers ziehen kann, noch weiter gesteigert. In kleinen Praxen werden daher letztlich nur die Alternativen in Betracht kommen, anonyme Hinweise unmittelbar an die Praxisleitung zu adressieren (gegebenenfalls auch nur per Brief) oder eine externe Stelle einzuschalten.


Freiwillige Qualitätskontrolle nach § 57g WPO

  • Die freiwillige Qualitätskontrolle ist zukünftig entbehrlich.
  • Eine freiwillige Qualitätskontrolle erfolgt nach den Regelungen einer Pflicht-Qualitätskontrolle – mit allen Konsequenzen.
WPin/StBin Petra Lorey, Mitglied des Vorstandes und des Ausschusses Satzung für Qualitätskontrolle der WPK

Sinn und Zweck

In der WPO ist in § 57g die freiwillige Qualitätskontrolle weiterhin geregelt. Geändert wurden nur die Verweise auf die geänderten Paragrafen. Nach der Änderung des Qualitätskontrollverfahrens durch das APAReG stellt sich die Frage nach dem Sinn und Zweck einer freiwilligen Qualitätskontrolle (§ 57g WPO).

In der Zeit vor dem APAReG war auch nach einer freiwilligen Qualitätskontrolle eine Teilnahmebescheinigung zu erteilen, so dass auch die freiwillige Qualitätskontrolle die Befugnis zur Durchführung gesetzlicher Abschlussprüfungen vermittelte. Heute ist dies nicht mehr der Fall. Die Befugnis zur Durchführung gesetzlicher Abschlussprüfungen wird nach § 319 Abs. 1 Satz 3 HGB nunmehr nicht durch eine Teilnahmebescheinigung, sondern durch die Eintragung in das Berufsregister als gesetzlicher Abschlussprüfer nach § 316 HGB und den Registerauszug vermittelt und dies geschieht mit einfacher Anzeige bei der WPK am besten nach dem Musterschreiben der WPK.

Führt eine entsprechende Praxis noch keine gesetzlichen Abschlussprüfungen nach § 316 HGB durch, ist sie nicht verpflichtet, eine Qualitätskontrolle durchzuführen (§ 57a Abs. 1 Satz 1 und Abs. 2 Satz 5 WPO). Die Verpflichtung entsteht erst mit der ersten gesetzlichen Abschlussprüfung. Die erstmalige Beauftragung einer gesetzlichen Abschlussprüfung einer im Berufsregister eingetragenen oder auch nicht eingetragenen Praxis ist unverzüglich der WPK mitzuteilen (§ 57a Abs. 1 Satz 4 WPO), so dass die Kommission für Qualitätskontrolle danach den Zeitpunkt festlegen kann, bis zu dem die nächste Qualitätskontrolle durchzuführen ist.

Maßnahmen nach einer freiwilligen Qualitätskontrolle

Führt eine Praxis dennoch eine freiwillige Qualitätskontrolle durch, so ist diese nach den Grundsätzen für Pflicht-Qualitätskontrollen durchzuführen. Dies bedeutet, dass sowohl eine Prüfung der Praxisorganisation, der Auftragsabwicklung und auch der Nachschau zu erfolgen hat. Die Qualitätskontrolle kann sich für die Prüfung der Auftragsabwicklung nur auf gesetzliche Abschlussprüfungen (zum Beispiel nach PublG) beziehen, die nicht zu der Grundgesamtheit der gesetzlichen Qualitätskontrolle (§ 57a Abs. 1 Satz 1 WPO) gehören.

Werden in einer freiwilligen Qualitätskontrolle Mängel festgestellt, ist die Kommission für Qualitätskontrolle auch nach einer freiwilligen Qualitätskontrolle ermächtigt, Maßnahmen zu ergreifen (§§ 57g, 57e Abs. 2 und 4 WPO: Auflagen, Sonderprüfung, Löschung aus dem Berufsregister sowie Abgabe an den Vorstand). Sollte die Qualitätskontrolle eine erhebliche Einzelfeststellung ergeben, kann die Kommission für Qualitätskontrolle diese Einzelfeststellung an den Vorstand zur berufsaufsichtlichen Würdigung abgegeben, wenn dies geboten und angemessen erscheint.

Fazit

Vor diesem Hintergrund hat die freiwillige Qualitätskontrolle ihre eigentliche Bedeutung verloren, die Befugnis zur Durchführung gesetzlicher Abschlussprüfungen zu vermitteln. Vielmehr können sich Praxen Maßnahmen der Kommission für Qualitätskontrolle ausgesetzt sehen und sogar Einzelfälle an die Berufsaufsicht abgegeben werden.

Vor diesem Hintergrund hat die WPK beim Bundeswirtschaftsministerium angeregt, die Regelungen zu der freiwilligen Qualitätskontrolle zu überdenken.


Prüfungsvermerke und -berichte zukünftig elektronisch möglich

  • Schon bisher war es möglich, Prüfungsvermerke und -berichte in elektronischer Form „zu unterzeichnen“.
  • Durch die Änderung des Siegelrechts kann das Siegel nun ebenfalls ausschließlich in elektronischer Form geführt werden.
  • Hierdurch wird es möglich, dass Prüfungsvermerke und -berichte ausschließlich in elektronischer Form abgegeben werden.
WPin/StBin Andrea Bruckner, Mitglied des Beirates der WPK

Zukünftig ist es möglich, dass Prüfungsvermerke und -berichte ausschließlich in elektronischer Form abgegeben werden. Bislang musste zwingend ein handschriftlich unterzeichnetes und gesiegeltes Papierexemplar existieren, unabhängig davon, ob daneben unverbindliche elektronische Versionen übermittelt wurden.

Möglich macht dies die aktuelle Neufassung der Berufssatzung und hier der Regelung zur Gestaltung des Siegels. Bislang musste das Siegel des WP/vBP, sofern es zu führen war oder geführt werden konnte, manuell auf ein Papierexemplar aufgebracht werden, sei es als Prägesiegel, als Siegelmarke oder als Farbdruckstempel (§ 18a BS WP/vBP a. F.). Daher war bislang immer auch mindestens ein gesiegeltes Papierexemplar des Prüfungsvermerks beziehungsweise -berichts dem Mandanten auszuhändigen. Eine zusätzliche elektronische Auslieferung, beispielsweise als PDF-Datei, konnte bislang auch schon erfolgen, aber nur zusätzlich. Diese Vorgehensweise war bisher unbeschadet haftungsrechtlicher Fragen berufsrechtlich unbedenklich (vgl. hierzu WPK Magazin 4/2008, Seite 37).

Durch die Änderung der Regelung zur Gestaltung des Berufssiegels in der Berufssatzung und der Ermöglichung, das Siegel auch elektronisch oder drucktechnisch führen zu können (§ 20 Abs. 2 Satz 2 BS WP/vBP), kann künftig auf die Aushändigung eines gesiegelten Exemplars in Papierform verzichtet werden, denn das Siegel kann ausschließlich in elektronischer Form in den Vermerk beziehungsweise den Bericht integriert werden.

Grafikdatei mit Berufssiegel

Praktisch kann dies dadurch erfolgen, dass in der Praxis eine Grafikdatei vorgehalten wird, die das Berufssiegel des WP/vBP oder der WPG/BPG enthält, das der Anlage zur Berufssatzung entspricht. Dies kann in die entsprechende Datei, die den Prüfungsbericht enthält, aufgenommen und so untrennbar verbunden werden, dass ein Missbrauch möglichst ausgeschlossen wird. Im Ergebnis sollte mit dieser Datei ebenso sorgfältig umgegangen werden, wie mit dem bisher real existierenden Berufssiegel in der WP/vBP-Praxis.

„Unterzeichnung“

Die notwendige Unterzeichnung des Prüfungsvermerks und des -berichts war schon vor Anpassung des Rechts zur Siegelführung in elektronischer Form möglich. Die einschlägigen Regelungen fordern die „Unterzeichnung“ (§§ 321 Abs. 5 Satz 1, 322 Abs. 7 Satz 1 HGB, 32 WPO, 44 BS WP/vBP). Aus der Vorgabe, dass der Prüfungsbericht bei der Abschlussprüfung nach § 316 HGB „vorzulegen“ ist, kann eine zwingende Schriftform nicht hergeleitet werden. Die handschriftliche Unterzeichnung kann daher durch eine mit der Datei des Prüfungsberichts und des Bestätigungsvermerks verbundenen qualifizierten elektronischen Signatur unter Namensnennung ersetzt werden (§§ 126 Abs. 3, 126a Abs. 1 BGB, vgl. Schnepel in Hense/Ulrich, WPO Kommentar, 2. Auflage 2013, § 32 Rn. 2). Dort, wo keine Regelung zur Unterzeichnung des Prüfungsvermerks oder der Bescheinigung vorgesehen ist, ist die „elektronische Unterzeichnung“ mittels qualifizierter elektronischer Signatur erst recht möglich (beispielsweise bei der WP-Bescheinigung nach § 64 Abs. 3 Nr. 1 Buchstabe c EEG 2014).


Auftragsdatei und Siegelliste – bitte nicht verwechseln

  • Ab 17. Juni 2016 ist eine Auftragsdatei zu führen, mit 1. Name/Anschrift/Ort des Auftraggebers, 2. Name des verantwortlichen Prüfungspartners und 3. je Geschäftsjahr das Honorar für die Abschlussprüfung und andere Leistungen.
  • Die gegebenenfalls vorhandenen Datensätze in bestehenden EDV-Systemen können genutzt werden, um die Auftragsdatei zu generieren.
  • Siegelliste ≠ Auftragsdatei! Aber: „Umbau“ der Siegelliste zur Übersicht über die Grundgesamtheit der Qualitätskontrolle und weiter zur Auftragsdatei möglich.
WPin/StBin Andrea Bruckner, Mitglied des Beirates der WPK

Mit der Auftragsdatei nach § 51c WPO hat der deutsche Gesetzgeber Artikel 24b Absatz 4 EU-Abschlussprüferrichtlinie umgesetzt. Die Pflicht, eine Auftragsdatei zu führen, besteht seit dem Inkraftreten des APAReG, also seit dem 17. Juni 2016. Ihrer berufsrechtlichen Verpflichtung kommen WP/vBP nach, wenn sie eine Liste aller Auftraggeber für § 316 HGB-Mandate mit den Angaben der Nummern 1 bis 3 des § 51c WPO führen, wobei alle Auftraggeber aufgenommen werden müssen, mit denen zum 17. Juni 2016 § 316 HGB-Mandate bestehen (Nr. 1: Name, Anschrift und Ort des Auftraggebers, Nr. 2: bei WPG/BPG Name des verantwortlichen Prüfungspartners, Nr. 3: für jedes Geschäftsjahr die für die Abschlussprüfung und für andere Leistungen in Rechnung gestellten Honorare).

Hiervon zu unterscheiden ist die sogenannte „Siegelliste“, die dem Prüfer für Qualitätskontrolle für die Planung einer Qualitätskontrolle zur Verfügung gestellt wurde. Sie diente dem Prüfer für Qualitätskontrolle zur risikoorientierten Prüfungsplanung und Identifizierung der Grundgesamtheit und der Auswahl der Stichprobe. Eine Siegelliste nach alter Prägung ist für die Qualitätskontrolle zukünftig nicht mehr erforderlich (gleich jedoch unter Umgestaltung der Siegelliste).

Form der Auftragsdatei

Woher die Datensätze für die Angaben der Auftragsdatei stammen, ist berufsrechtlich nicht maßgeblich. Es ist WP/vBP unbenommen bereits bestehende EDV-Systeme so einzurichten oder zu nutzen, dass die Auftragsdatei mit Daten aus einem anderen, bereits bestehenden EDV-System, in dem die erforderlichen Daten vorgehalten werden, generiert wird. Sollte dies praktisch nicht realisierbar sein, müsste eine gesonderte Auftragsdatei geführt werden. Dies kann leider dazu führen, dass Datensätze ein weiteres Mal erfasst werden müssten. Um dies zu vermeiden und Synergien zu nutzen, empfiehlt es sich daher, die Datensätze aus bestehenden EDV-Systemen zu generieren.

Umgestaltung der Siegelliste zur Übersicht über die Grundgesamtheit der Qualitätskontrolle und weiter zur Auftragsdatei?

Es wird oft die Frage gestellt, ob die Siegelliste zur Auftragsdatei nach § 51c WPO umgestaltet werden könne. Da die Frage auch die Durchführung einer Qualitätskontrolle betrifft, zunächst hierzu.

Ein Prüfer für Qualitätskontrolle legt für die Ermittlung der Grundgesamtheit den Zeitraum seit der letzten Qualitätskontrolle zugrunde. Folglich bilden alle seitdem durchgeführten gesetzlichen Abschlussprüfungen nach § 316 HGB sowie die von der BaFin beauftragten betriebswirtschaftlichen Prüfungen die Grundgesamtheit für die nächste Qualitätskontrolle.[1] Die Rechtslage hat sich durch das APAReG aber insoweit geändert, als die übrigen Siegelaufträge nicht mehr Bestandteil der Grundgesamtheit sind. Da der Prüfer für Qualitätskontrolle auch künftig eine Übersicht über die Grundgesamtheit der Qualitätskontrolle benötigt, können also die übrigen betriebswirtschaftlichen Prüfungen aus der bisherigen Siegelliste entfernt werden, so dass diese Übersicht für den Prüfer für Qualitätskontrolle nur noch Abschlussprüfungen nach § 316 HGB sowie die von der BaFin beauftragten betriebswirtschaftlichen Prüfungen umfasst.

In einem weiteren Schritt ist es zudem durchaus möglich, dass diese Übersicht um die Angaben nach § 51c WPO ergänzt wird. Dann würde aus dieser Übersicht über die Grundgesamtheit der Qualitätskontrolle die Auftragsdatei nach § 51c WPO entstehen, wobei über den Gesetzeswortlaut des § 51c WPO hinaus neben Abschlussprüfungen nach § 316 HGB auch BaFin-Aufträge in der Auftragsdatei erfasst wären. Dies ist unschädlich, sofern die beiden unterschiedlichen Auftragsgruppen in der Datei abgrenzbar sind, beispielweise über eine Filterfunktion. Ob auch für die BaFin-Aufträge die Angaben der Nr. 1 bis 3 des § 51c WPO in der Auftragsdatei „freiwillig“ erfasst werden, obliegt der Entscheidung der WP/vBP-Praxis.


Nachschau

Wie werden die sensiblen Unterlagen am besten verwahrt?

  • Die Nachschau ist seit dem 17. Juni 2016 (APAReG) auch gesetzlich geregelt.
  • Die erste gesetzliche Nachschau muss bis zum 16. Juni 2017 erfolgt sein.
  • Die Nachschau dient der Qualitätssicherung der Praxis, kann aber auch Gegenstand der Aufsicht sein: Da jede Aufsicht nur in die für sie relevanten Unterlagen einsehen kann, können die Nachschauunterlagen auch getrennt verwahrt werden.
WP/StB Karl Petersen, Mitglied des Vorstandes und Vorsitzender des Ausschusses Berufsrecht der WPK

Wie werden die sensiblen Unterlagen am besten verwahrt?

Nachschauunterlagen sind in mehrfacher Hinsicht sensibel. Es gilt nicht nur die Beachtung der beruflichen Verschwiegenheitspflicht, soweit Gegenstand einer Nachschau Auftraggeber-Daten sind. Vielmehr können Nachschauunterlagen auch zu organisatorischen und personellen Maßnahmen in den Praxen herangezogen werden. Nicht zuletzt können sie auch Gegenstand der Einsichtnahme und Auswertung im Rahmen der Aufsicht der WPK oder der APAS sein.

Gerade der letztgenannte Aspekt zeigt, dass die Nachschauunterlagen je nach Anzahl und Art der Mandate getrennt dokumentiert und abgelegt werden sollten. Da die Aufsichten jeweils nur im Rahmen ihrer Befugnisse auf Praxisunterlagen zurückgreifen können, sollte bei der Dokumentation und Ablage der Nachschauunterlagen danach differenziert werden, welche Unterlagen in welchem Aufsichtsverfahren eingesehen werden dürfen.

Allgemeines zur Nachschau

Durch das APAReG sind jetzt wesentliche Teile gesetzlich geregelt und zwar bezogen auf Abschlussprüfungen nach § 316 HGB (§ 55b Abs. 3 WPO). Die Berufssatzung hat dies aufgegriffen und die bisher umfassendere berufsübliche Nachschau mit der gesetzlichen „Mindestnachschau“ zusammengeführt (vgl. §§ 49, 63 BS WP/vBP für Abschlussprüfungen nach § 316 HGB, weitere Anwendungsfälle regelt § 8 BS WP/vBP).

Die gesetzliche Nachschau hat jährlich zu erfolgen. Den Beginn eines Jahresrhythmus kann die Praxis frei wählen. Da die Regelung mit dem APAReG am 17. Juni 2016 in Kraft trat, darf mit der ersten Bewertung (Nachschau) aber nicht länger als bis zum 16. Juni 2017 gewartet werden. Die Praxen, die schon seit Längerem für die nächste Zeit eine Nachschau bisheriger Art geplant haben, sollten prüfen, diese bereits auch in der Form des § 55b Abs. 3 WPO zu planen und zu dokumentieren (vgl. auch die Erläuterungen zur Berufssatzung, Seite 83, 2. Absatz, wonach die gesetzliche Nachschau mit der weitergehenden Nachschau verbunden werden kann, die in einem von der Praxis festzulegenden angemessenen und durchaus längeren Rhythmus durchzuführen ist).

Der Umfang einer Dokumentationspflicht ist bezogen auf die jährliche Nachschau bei Abschlussprüfungen nach § 316 HGB in § 55b Abs. 3 Satz 3 WPO geregelt. Danach sind im Wesentlichen die Ergebnisse der Nachschau sowie Konsequenzen und Maßnahmen zu dokumentieren. Dies ist auch für die satzungsrechtlich geforderten Nachschauen ausreichend.

Nach Mandaten getrennte Dokumentation und Aufbewahrung

Die Nachschaudokumentationen können Gegenstand einer Qualitätskontrolle einer Untersuchung der Kommission für Qualitätskontrolle bei einem Prüfer für Qualitätskontrolle, einer Inspektion oder auch eines Aufsichtsverfahrens sein. Die WPO regelt entsprechende Einsichtsrechte der Aufsichtspersonen oder Aufsichtsstellen.

Gegenstand eines Aufsichtsverfahrens dürfen jeweils nur die für ein solches Verfahren einschlägigen Akten und Unterlagen sein. Einem Prüfer für Qualitätskontrolle müssen also nur die Nachschaudokumentationen vorgelegt werden, die sich auf Abschlussprüfungen nach § 316 HGB beziehen – nur diese Abschlussprüfungen können Gegenstand eines Qualitätskontrollverfahrens sein, nicht etwa auch Prüfungen, die mit einem nachgebildeten Bestätigungsvermerk nach § 322 HGB abgeschlossen werden. Zur Nachschaupflicht und -dokumentation gegebenenfalls einzubeziehender BaFin-Prüfungen vgl. noch später zu „Sonderfall: BaFin-Prüfungen“.

Vor diesem Hintergrund sollten die Nachschauunterlagen differenziert nach Prüfungen nach § 316 HGB, Abschlussprüfungen nach § 316/319a HGB, nach mit einem nachgebildeten Bestätigungsvermerk abgeschlossene Prüfungen sowie nach Qualitätskontrollprüfungen abgelegt werden. Die Übersicht soll dies weiter veranschaulichen:

Differenzierte Dokumentation und Aufbewahrung von Nachschauunterlagen

Aufsichtsverfahren Aufsichtsstelle/-person Gegenstand des Verfahrens/relevante Nachschauunterlagen
Inspektionen APAS

Abschlussprüfungen nach § 319a HGB

Prüfungen bei Unternehmen, die Wertpapiere in einem Drittstaat ausgeben oder Teile eines Konzerns sind, der in einem Drittstaat einen Konzernabschluss vorlegt

Ggf. Ausweitung auf andere gesetzliche Abschlussprüfungen

Qualitätskontrollen PfQK
mittelbar auch WPK (KfQK)

Gesetzliche Abschlussprüfungen nach § 316 HGB

Betriebswirtschaftliche Prüfungen, die von der BAFin beauftragt wurden

Untersuchungen beim PfQK WPK (KfQK) Qualitätskontrollen des PfQK
(Anlassbezogene) Berufsaufsichtsverfahren APAS

Anschlussverfahren nach Inspektionen

Mitteilungen der DPR/BaFin und Beschwerden zu 319a Prüfungen

(Anlassbezogene) Berufsaufsichtsverfahren WPK (Vorstand) Alle Tätigkeiten des WP/vBP oder einer Berufsgesellschaft, für die nicht die APAS zuständig ist

Sonderfall: BaFin-Prüfungen

Von der BaFin beauftragte betriebswirtschaftliche Prüfungen können ebenfalls Gegenstand einer Qualitätskontrolle oder eines Aufsichtsverfahrens sein.[1] Die Frage ist zunächst, inwieweit es für die BaFin-Prüfungen Nachschaupflichten gibt. Die speziellen Regelungen des § 55 Abs. 3 WPO sowie der §§ 49, 63 BS WP/vBP erfassen BaFin-Prüfungen nicht. BaFin-Prüfungen können daher nur über § 8 Abs. 2 BS WP/vBP - falls sie also mit einem § 322 HGB nachgebildeten Bestätigungsvermerk abgeschlossen werden - in die Nachschaupflicht und deren Dokumentation kommen. Sollten BaFin-Prüfungen ohne einen solchen Abschlussvermerk abgeschlossen werden, gilt § 8 Abs. 1 BS WP/vBP.

Vor diesem Hintergrund empfiehlt es sich, auch eine mögliche Nachschau von BaFin-Prüfungen gesondert zu dokumentieren und abzulegen.

Parallele Thematik: Getrennte Aktenführung von beschlagnahmefreien Unterlagen

Die Thematik differenzierter Aktenführung ist für die Praxisorganisation dem Grunde nach nicht neu. Seit jeher gibt es in der berufsständischen Kommentierung die Empfehlung, bei der Dokumentation und Aufbewahrung der Handakten zwischen beschlagnahmefreien und beschlagnahmefähigen Unterlagen des Mandanten zu differenzieren (vgl. Maxl in: Hense/Ulrich, WPO, § 43 Rn. 146, m.w.N.).

Fußnote

  1. Von der BaFin beauftragte Prüfungen sind für Inspektionen der APAS irrelevant, das heißt sie können auch nicht bei einer Ausweitung des Untersuchungsgegenstandes einbezogen werden (§ 62b Abs. 1 WPO). Irrelevant sind diese BaFin-Prüfungen auch, soweit sie von einem von der Komission für Qualitätskontrolle nach § 57e Abs. 6, 7 WPO untersuchten Prüfer für Qualitätskontrolle durchgeführt wurden.

Prüfer für Qualitätskontrolle

Neuerungen bei der Registrierung nach dem APAReG

  • Prüfer für Qualitätskontrolle müssen alle drei Jahre ihre Tätigkeit im Bereich der Abschlussprüfung nachweisen.
  • Kommission für Qualitätskontrolle kann Nachweise verlangen.
  • Auch inaktive Prüfer für Qualitätskontrolle müssen ihre spezielle Fortbildung nachweisen.
WP/StB/RA Prof. Dr. Jens Poll, stellvertretender Vorsitzender der Kommission für Qualitätskontrolle und Vorsitzender des Ausschusses Satzung Qualitätskontrolle der WPK

Mitglieder der WPK stellten die Frage, inwieweit die Änderungen der WPO durch das APAReG Neuerungen bei der Registrierung als Prüfer für Qualitätskontrolle gebracht haben. Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass Prüfer für Qualitätskontrolle künftig zwei Themen zur Aufrechterhaltung ihrer Registrierung als Prüfer für Qualitätskontrolle beachten müssen.

Tätigkeit im Bereich der Abschlussprüfung

Vor einer Registrierung als Prüfer für Qualitätskontrolle müssen WP/vBP im Bereich der gesetzlichen Abschlussprüfung tätig gewesen sein und dies bei der Antragstellung nachweisen. Nach dem neuen Recht müssen sie auch nach ihrer Registrierung als Prüfer für Qualitätskontrolle im Bereich der gesetzlichen Abschlussprüfung tätig sein. War ein Prüfer für Qualitätskontrolle in den zurückliegenden drei Jahren nicht im Bereich der gesetzlichen Abschlussprüfung tätig, muss er dies der Wirtschaftsprüferkammer anzeigen (§ 5 Abs. 2 Satz 1 Satzung für Qualitätskontrolle). Die Kommission für Qualitätskontrolle kann Nachweise über diese Tätigkeit verlangen (§ 5 Abs. 2 Satz 2 Satzung für Qualitätskontrolle).

Mit dieser neuen Registrierungsanforderung will der Gesetzgeber gewährleisten, dass als Prüfer für Qualitätskontrolle nur tätig wird, wer auch aktiv im Bereich der Abschlussprüfung tätig ist. Ist dies in den letzten drei Jahren nicht der Fall, ist die Registrierung als Prüfer für Qualitätskontrolle zu widerrufen (§ 57a Abs. 3a Satz 2 Nr. 2 WPO).

Als Tätigkeit im Bereich der Abschlussprüfung anzuerkennen sind alle mit gesetzlichen Abschlussprüfungen zusammenhängenden fachlichen Tätigkeiten (§ 1 Satz 2 Satzung für Qualitätskontrolle). Dazu gehören auch die Übernahme von Aufgaben in der auftragsbezogenen Qualitätssicherung (§ 48 Berufssatzung WP/vBP – Konsultation, Berichtskritik und auftragsbegleitende Qualitätssicherung). Es ist nicht erforderlich, dass der Prüfer für Qualitätskontrolle verantwortlich gesetzliche Abschlussprüfungen durchführt (§§ 38 Abs. 2, 46 Abs. 1 Satz 1 Berufssatzung WP/vBP).

Prüfer für Qualitätskontrolle, die in einem Dienstverhältnis stehen, sollen ihre Tätigkeit im Bereich der gesetzlichen  Abschlussprüfung durch eine Bescheinigung ihres Dienstherren nachweisen (siehe auch § 4 Abs. 2 Satzung für Qualitätskontrolle). Ist Dienstherr eine Berufsgesellschaft soll die Bescheinigung von einem Geschäftsführer oder Gesellschafter unterzeichnet sein. Sollte der Prüfer für Qualitätskontrolle keine Bescheinigung des Dienstherrn vorlegen, so hat er eine qualifizierte Eigenversicherung abzugeben. Bei Prüfern für Qualitätskontrolle, die in eigener Praxis Qualitätskontrolle abwickeln, reicht eine Eigenversicherung in einfacher Form (ohne detaillierte Angaben und Nachweise).

Spezielle Fortbildung

Bereits seit 2005 müssen als Prüfer für Qualitätskontrolle registrierte Berufsangehörige eine spezielle Fortbildung für Prüfer für Qualitätskontrolle absolvieren.

Bislang war die Erfüllung dieser Berufspflicht der Kommission für Qualitätskontrolle nur im Fall der Beauftragung mit einer Qualitätskontrolle nachzuweisen. Künftig ist diese Fortbildung von einem Prüfer für Qualitätskontrolle nicht nur bei der Beauftragung mit einer Qualitätskontrolle, sondern unabhängig von der Beauftragung mit einer Qualitätskontrolle regelmäßig, spätestens drei Jahre nach Registrierung als Prüfer für Qualitätskontrolle nachzuweisen.


Prüfer für Qualitätskontrolle

Registrierung auch ohne Durchführung gesetzlicher Abschlussprüfungen?

  • Prüfer für Qualitätskontrolle (in eigener Praxis und Berufsgesellschaften) müssen als Abschlussprüfer im Berufsregister eingetragen sein.
  • Durchführung gesetzlicher Abschussprüfungen ist keine Registrierungsvoraussetzung.
WP/StB Andreas Dörschell, Mitglied des Vorstandes und stellv. Vorsitzender des Ausschusses Satzung für Qualitätskontrolle der WPK

Die WPK wurde aus dem Kreis der Mitglieder gefragt, ob die Durchführung gesetzlicher Abschlussprüfungen nach § 316 HGB Voraussetzung für die Aufrechterhaltung der Registrierung als Prüfer für Qualitätskontrolle sei. Dies lässt sich wie folgt beantworten:

Voraussetzung für die Registrierung eines in eigener Praxis tätigen Berufsangehörigen oder für eine Berufsgesellschaft ist unter anderem, dass sie als gesetzlicher Abschlussprüfer in das Berufsregister eingetragen sind (§ 57a Abs. 3 Satz 3 und 4, § 38 Nr. 1h), Nr. 2f) WPO).

Als gesetzlicher Abschlussprüfer in das Berufsregister wird eingetragen, wer gesetzliche Abschlussprüfungen durchführt oder konkret beabsichtigt, diese durchzuführen (§ 57a Abs. 1 Satz 2 WPO, § 7 Abs. 1 Satz 1 SaQK). Folglich ist die Durchführung gesetzlicher Abschlussprüfungen keine zwingende Voraussetzung für die Registrierung und deren Aufrechterhaltung.

Sollte ein als Prüfer für Qualitätskontrolle registrierter Berufsangehöriger in eigener Praxis oder eine Berufsgesellschaft über einen längeren Zeitraum keine gesetzlichen Abschlussprüfungen nach § 316 HGB durchführen, müsste er allerdings nachweisen, dass unverändert die konkrete Absicht zur Abwicklung gesetzlicher Abschlussprüfungen nach § 316 HGB besteht. Ist dies nicht mehr der Fall, ist die Registrierung als Prüfer für Qualitätskontrolle zu widerrufen (§ 5 Abs. 1 Satz 1 SaQK).

Zu beachten ist zudem, dass ein als Prüfer für Qualitätskontrolle registrierter Berufsangehöriger neuerdings alle drei Jahre seine Tätigkeit im Bereich der gesetzlichen Abschlussprüfung gegenüber der WPK nachweisen muss. Bisher war dies nur im Zeitpunkt der Registrierung als Prüfer für Qualitätskontrolle erforderlich. Kann ein Prüfer für Qualitätskontrolle diese Tätigkeit nicht alle drei Jahre nachweisen, ist er von der Kommission für Qualitätskontrolle zu deregistrieren.