Auftragsdatei und Siegelliste – bitte nicht verwechseln

  • Ab 17. Juni 2016 ist eine Auftragsdatei zu führen, mit 1. Name/Anschrift/Ort des Auftraggebers, 2. Name des verantwortlichen Prüfungspartners und 3. je Geschäftsjahr das Honorar für die Abschlussprüfung und andere Leistungen.
  • Die gegebenenfalls vorhandenen Datensätze in bestehenden EDV-Systemen können genutzt werden, um die Auftragsdatei zu generieren.
  • Siegelliste ≠ Auftragsdatei! Aber: „Umbau“ der Siegelliste zur Übersicht über die Grundgesamtheit der Qualitätskontrolle und weiter zur Auftragsdatei möglich.
WPin/StBin Andrea Bruckner, Mitglied des Beirates der WPK

Mit der Auftragsdatei nach § 51c WPO hat der deutsche Gesetzgeber Artikel 24b Absatz 4 EU-Abschlussprüferrichtlinie umgesetzt. Die Pflicht, eine Auftragsdatei zu führen, besteht seit dem Inkraftreten des APAReG, also seit dem 17. Juni 2016. Ihrer berufsrechtlichen Verpflichtung kommen WP/vBP nach, wenn sie eine Liste aller Auftraggeber für § 316 HGB-Mandate mit den Angaben der Nummern 1 bis 3 des § 51c WPO führen, wobei alle Auftraggeber aufgenommen werden müssen, mit denen zum 17. Juni 2016 § 316 HGB-Mandate bestehen (Nr. 1: Name, Anschrift und Ort des Auftraggebers, Nr. 2: bei WPG/BPG Name des verantwortlichen Prüfungspartners, Nr. 3: für jedes Geschäftsjahr die für die Abschlussprüfung und für andere Leistungen in Rechnung gestellten Honorare).

Hiervon zu unterscheiden ist die sogenannte „Siegelliste“, die dem Prüfer für Qualitätskontrolle für die Planung einer Qualitätskontrolle zur Verfügung gestellt wurde. Sie diente dem Prüfer für Qualitätskontrolle zur risikoorientierten Prüfungsplanung und Identifizierung der Grundgesamtheit und der Auswahl der Stichprobe. Eine Siegelliste nach alter Prägung ist für die Qualitätskontrolle zukünftig nicht mehr erforderlich (gleich jedoch unter Umgestaltung der Siegelliste).

Form der Auftragsdatei

Woher die Datensätze für die Angaben der Auftragsdatei stammen, ist berufsrechtlich nicht maßgeblich. Es ist WP/vBP unbenommen bereits bestehende EDV-Systeme so einzurichten oder zu nutzen, dass die Auftragsdatei mit Daten aus einem anderen, bereits bestehenden EDV-System, in dem die erforderlichen Daten vorgehalten werden, generiert wird. Sollte dies praktisch nicht realisierbar sein, müsste eine gesonderte Auftragsdatei geführt werden. Dies kann leider dazu führen, dass Datensätze ein weiteres Mal erfasst werden müssten. Um dies zu vermeiden und Synergien zu nutzen, empfiehlt es sich daher, die Datensätze aus bestehenden EDV-Systemen zu generieren.

Umgestaltung der Siegelliste zur Übersicht über die Grundgesamtheit der Qualitätskontrolle und weiter zur Auftragsdatei?

Es wird oft die Frage gestellt, ob die Siegelliste zur Auftragsdatei nach § 51c WPO umgestaltet werden könne. Da die Frage auch die Durchführung einer Qualitätskontrolle betrifft, zunächst hierzu.

Ein Prüfer für Qualitätskontrolle legt für die Ermittlung der Grundgesamtheit den Zeitraum seit der letzten Qualitätskontrolle zugrunde. Folglich bilden alle seitdem durchgeführten gesetzlichen Abschlussprüfungen nach § 316 HGB sowie die von der BaFin beauftragten betriebswirtschaftlichen Prüfungen die Grundgesamtheit für die nächste Qualitätskontrolle.[1] Die Rechtslage hat sich durch das APAReG aber insoweit geändert, als die übrigen Siegelaufträge nicht mehr Bestandteil der Grundgesamtheit sind. Da der Prüfer für Qualitätskontrolle auch künftig eine Übersicht über die Grundgesamtheit der Qualitätskontrolle benötigt, können also die übrigen betriebswirtschaftlichen Prüfungen aus der bisherigen Siegelliste entfernt werden, so dass diese Übersicht für den Prüfer für Qualitätskontrolle nur noch Abschlussprüfungen nach § 316 HGB sowie die von der BaFin beauftragten betriebswirtschaftlichen Prüfungen umfasst.

In einem weiteren Schritt ist es zudem durchaus möglich, dass diese Übersicht um die Angaben nach § 51c WPO ergänzt wird. Dann würde aus dieser Übersicht über die Grundgesamtheit der Qualitätskontrolle die Auftragsdatei nach § 51c WPO entstehen, wobei über den Gesetzeswortlaut des § 51c WPO hinaus neben Abschlussprüfungen nach § 316 HGB auch BaFin-Aufträge in der Auftragsdatei erfasst wären. Dies ist unschädlich, sofern die beiden unterschiedlichen Auftragsgruppen in der Datei abgrenzbar sind, beispielweise über eine Filterfunktion. Ob auch für die BaFin-Aufträge die Angaben der Nr. 1 bis 3 des § 51c WPO in der Auftragsdatei „freiwillig“ erfasst werden, obliegt der Entscheidung der WP/vBP-Praxis.

Stand: 2. Dezember 2016