Die Kommission für Qualitätskontrolle (KfQK) hat in der jüngeren Vergangenheit bei der Auswertung von Qualitätskontrollberichten Sachverhalte beraten, in denen Zweifel an einer ordnungsgemäßen Durchführung von Qualitätskontrollen aufgekommen waren. Diese betreffen

1. die Angemessenheit der vom Prüfer für Qualitätskontrolle für die Prüfung der Auftragsabwicklung aufgewendeten Zeiten
2. die Angemessenheit des Umfangs der auftragsbezogenen Stichprobe des Prüfers für Qualitätskontrolle sowie
3. die Unterstützung des Prüfers für Qualitätskontrolle durch Nicht-WP/vBP, insbesondere bei der Prüfung der Wirksamkeit der Regelungen des Qualitätssicherungssystems zur Auftragsabwicklung.

Die KfQK verfolgt das ordnungsgemäße Vorgehen der Prüfer für Qualitätskontrolle in diesen Fällen mit besonderer Aufmerksamkeit. Die Ordnungsmäßigkeit der Durchführung einer Qualitätskontrolle ist Bestandteil der Auswertung des Qualitätskontrollberichts durch die WPK. Verstöße gegen die Grundsätze einer ordnungsgemäßen Durchführung von Qualitätskontrollen können auch zum Widerruf der Teilnahmebescheinigung führen.

Zu 1.
Ein angemessener Zeitaufwand des Prüfers für Qualitätskontrolle für die Prüfung des einzelnen in die Stichprobe einbezogenen Auftrages ist für die Ordnungsmäßigkeit der Durchführung der Qualitätskontrolle von besonderer Bedeutung. Die KfQK kann keine konkreten Empfehlungen geben oder Vorgaben machen, da der erforderliche Zeitaufwand des Prüfers für Qualitätskontrolle von den Gegebenheiten des einzelnen, konkreten Auftrags (zum Beispiel Größe, Komplexität oder Risiko) abhängig ist. Der Prüfer für Qualitätskontrolle hat sich ausgehend von den Arbeitspapieren und der Berichterstattung einen Überblick über den Prüfungsgegenstand des Auftrages, die Auftragsplanung und die Auftragsdurchführung zu verschaffen. Er hat im Einzelnen zu beurteilen, ob der Auftrag ordnungsgemäß geplant, durchgeführt, dokumentiert und überwacht wurde sowie die zutreffenden Schlussfolgerungen und Beurteilungen aus den erlangten Prüfungsnachweisen gezogen wurden.

Die Durchführung dieser Prüfungshandlungen erfordert einen angemessenen Zeiteinsatz des Prüfers für Qualitätskontrolle, um eine hinreichende Sicherheit zur Abgabe des Prüfungsurteils zu erlangen (vgl. Urteil des VG Berlin vom 21.1.2010 – VG 16 K 78/09, WPK Magazin 2/2010, Seite 55 ff.). Das Verwaltungsgericht beanstandete in dem entschiedenen Fall (Prüfung der Auftragsabwicklung einer mittelgroßen GmbH) nicht den Erfahrungswert der KfQK, dass der Prüfer für Qualitätskontrolle grundsätzlich wenigstens drei Prüfungsstunden aufwenden muss. Allein die erforderlichen Rüstzeiten für die Prüfung des einzelnen Auftrages werden ein Unterschreiten dieses Zeiteinsatzes kaum zulassen. Die KfQK versteht dies als interne Aufgriffsgrenze für weitergehenden Informationsbedarf. Wendet der Prüfer für Qualitätskontrolle für die Prüfung des einzelnen Auftrages in solchen Fällen weniger Zeit auf, so sind die Gründe hierfür im Qualitätskontrollbericht darzulegen; gegebenenfalls wird die KfQK weitere Erläuterungen vom Prüfer für Qualitätskontrolle einholen. Je nach Struktur und Komplexität des Prüfungsauftrages wird die für die Prüfung eines einzelnen Auftrags aufzuwendende Prüfungszeit deutlich höher liegen. Auch eine unzureichende Dokumentation der Abwicklung des einzelnen Auftrages durch die zu prüfende Praxis wird eher zu einem erhöhten Prüfungsaufwand des Prüfers für Qualitätskontrolle führen.

Zu 2.
Für die Abgabe des Prüfungsurteils über die Angemessenheit und Wirksamkeit des Qualitätssicherungssystems der Auftragsabwicklung ist zur Erlangung einer hinreichenden Prüfungssicherheit eine nach Art und Umfang angemessene Stichprobe unerlässlich. Dabei hat der Prüfer für Qualitätskontrolle seiner Würdigung eine bewusste, risikoorientierte und nach verschiedenen Kriterien zu treffende Auswahl von Aufträgen zugrunde zu legen (siehe auch IDW PS 140, Tz. 60). Im Qualitätskontrollbericht ist konkret über die zuvor genannten Kriterien und die dann tatsächlich getroffene Auswahl zu berichten. Die bloße Angabe eines Prozentsatzes bezüglich der Anzahl der in die Stichprobe einbezogenen Aufträge der Grundgesamtheit beziehungsweise der erfassten Prüferstunden des Abschlussprüfers hat nur einen begrenzten Aussagewert und ist nicht ausreichend.

Zu 3.
Eine Qualitätskontrolle soll von dem verantwortlichen Prüfer für Qualitätskontrolle durchgeführt werden. Der Einsatz von nicht als Prüfer für Qualitätskontrolle registrierten WP/vBP beziehungsweise Nicht-WP/vBP ist möglich. Werden Nicht-WP/vBP bei der Prüfung eingesetzt, so muss sich der verantwortliche Prüfer für Qualitätskontrolle selbst in einem angemessenen Umfang an der Prüfung beteiligen. Als nicht ausreichend wird angesehen, dass der verantwortliche Prüfer für Qualitätskontrolle seine Tätigkeit, insbesondere im Bereich der Prüfung der Auftragsabwicklung, auf eine ausschließlich überwachende Tätigkeit beschränkt und die Qualitätskontrolle in wesentlichen Teilen von den Nicht-WP/vBP durchgeführt wird. Werden Nicht-WP/vBP eingesetzt, ist im Qualitätskontrollbericht über den Umfang des zeitlichen Einsatzes, die Qualifikation und berufliche Erfahrung des einzelnen Nicht-WP/vBP sowie dessen Einsatzbereich zu berichten.

KfQK: Ordnungsmäßigkeit der Durchführung von Qualitätskontrollen (PDF 24KB)